Devenez un super-utilisateur de gestion des e-mails et des contacts grâce à nos dix principaux conseils relatifs à Outlook 2010

1 / Utiliser Outlook pour accéder à Google Mail

Gmail est largement utilisé par les petites entreprises et Outlook vous permet de bénéficier simultanément de tous les avantages immédiats de Gmail et de la gestion de la messagerie électronique..

Cliquez d'abord sur Fichier, puis sous la catégorie Info, vous pourrez voir l'option Paramètres du compte, cliquez sur le bouton déroulant et choisissez Ajouter un compte..

Ajout d'un compte Gmail dans Outlook 2010

À l'étape suivante, sélectionnez Compte de messagerie, entrez Votre nom, votre adresse électronique et votre mot de passe, puis cliquez sur Suivant. Outlook effectue maintenant tout le travail de configuration et de connexion à Gmail. Il vous reviendra ensuite, cliquez sur Terminer, puis attendez que Outlook se synchronise avec vos anciens e-mails..

2 / Importer des contacts Gmail dans Outlook

Il s’agit d’un processus en deux étapes. Vous devez d’abord exporter vos contacts dans Gmail, puis les importer dans Outlook..

Partie 1 - Ouvrez votre compte Gmail, sélectionnez la vue Contacts, puis cliquez sur le bouton Plus (au-dessus de votre premier contact), puis sélectionnez Exporter. Ensuite, dans la fenêtre Exporter les contacts, cochez la case "Tous les contacts" et à partir de "Quel format d'exportation", activez l'option de format Outlook CSV. Cliquez sur Exporter pour enregistrer la liste de contacts sur le disque dur de votre ordinateur..

Exporter des contacts dans Gmail

Partie 2 - dans le menu Fichier Outlook, cliquez sur Ouvrir, puis enfin sur Importer. Vous verrez la boîte de dialogue "Assistant d'importation et d'exportation". Sélectionnez "Importer à partir d'un autre programme ou fichier" dans la liste et cliquez sur Suivant. Dans Sous le type de fichier à importer, choisissez "Valeurs séparées par une virgule (DOS)", puis cliquez sur Suivant..

Cliquez maintenant sur le bouton Parcourir, sélectionnez le fichier CSV des contacts Gmail que vous avez créé dans la première partie, puis cliquez sur OK..

Sélectionner les contacts d'importation dans Outlook 2010

Si vous avez déjà des contacts dans Outlook, cliquez sur l'option "Ne pas importer les éléments en double", puis cliquez sur Suivant pour continuer. Pour le fichier de destination, sélectionnez le dossier Contacts, cliquez à nouveau sur Suivant, puis cliquez sur Terminer pour mettre fin à l’expert..

3 / Créez des emails et rendez-vous n'importe où

Vous n'avez pas besoin d'être dans Outlook ni même d'avoir Outlook en cours d'exécution pour créer des rendez-vous, des messages ou des demandes de réunion si Windows 7 est en cours d'exécution. Les tâches Outlook peuvent toutes être créées à partir de la barre des tâches Windows 7 ou du menu Démarrer à l'aide de listes de sauts..

Les listes de raccourcis vous permettent d'accéder rapidement à la création d'éléments Microsoft Outlook 2010 sans avoir à quitter un autre programme que vous utilisez. Et, si Outlook n'est pas en cours d'exécution, vous pouvez toujours envoyer un message ou une demande de réunion, ou créer des contacts, des tâches ou ajouter un élément à votre calendrier à l'aide du menu Démarrer Listes de raccourcis..

Créer un email à partir de la barre des tâches avec Outlook 2010

Si Outlook est en cours d'exécution, utilisez la liste de raccourcis de la barre des tâches pour créer rapidement un élément Outlook..

Cliquez avec le bouton droit sur le bouton Outlook dans la barre des tâches, puis cliquez sur Nouveau message électronique, Nouveau rendez-vous, Nouvelle réunion, Nouveau contact ou Nouvelle tâche..

Si Outlook n'est pas en cours d'exécution, cliquez sur Démarrer, pointez sur Microsoft Outlook 2010, cliquez sur la flèche à droite, puis cliquez sur Nouveau message électronique, Nouveau rendez-vous, Nouvelle réunion, Nouveau contact ou Nouvelle tâche..

4 / Faites bouger les choses en un clic

Outlook 2010 offre aux utilisateurs une option pour créer une fonctionnalité appelée Étapes rapides permettant d'appliquer plusieurs actions simultanément à des messages électroniques. Par exemple, si vous déplacez fréquemment des messages vers un dossier spécifique, vous pouvez utiliser une étape rapide pour déplacer le message en un clic. Ou, si vous transférez des messages à d'autres personnes de votre entreprise, une étape rapide en un clic peut simplifier la tâche.

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Étapes rapides, cliquez sur la flèche Plus située à côté de la zone Étapes rapides, puis cliquez sur Gérer les étapes rapides..

Créer et modifier une étape rapide dans Outlook 2010

Par exemple, si vous souhaitez créer une étape rapide pour copier un courrier électronique dans l’ensemble de l’équipe, cliquez sur l’e-mail de l’équipe étape rapide, puis cliquez sur Modifier. Sous Actions, sélectionnez Transférer dans la liste déroulante, puis ajoutez les membres de votre équipe dans la zone À. Vous pouvez les sélectionner ou les ajouter en tant que texte. Si vous cliquez sur les options d’affichage, vous pouvez également ajouter des drapeaux et du texte.