Nos dix meilleurs conseils et astuces Excel pour vous simplifier la vie, sans ordre particulier.

1 / Mettre du texte sur plusieurs lignes

Si vous tapez du texte ou plusieurs lignes de données dans une cellule et que vous voulez que le texte apparaisse sur plusieurs lignes, alors, au lieu de saisir le texte dans une autre cellule, appuyez simplement sur

ALT + ENTRÉE

Et vous commencerez une nouvelle ligne pendant que vous tapez ou modifiez des données

2 / Ajouter une calculatrice à la barre d'outils Excel

Il existe une calculatrice dans Excel 2010, mais cette fonctionnalité est masquée par défaut. Pour accéder à la calculatrice sur votre écran Excel, accédez aux options de la barre d’outils Accès rapide - c’est le symbole de flèche bas situé à côté du bouton d'annulation en haut à gauche de l'écran - et cliquez sur Plus de commandes.

Ajout d'un lien dynamique de calculatrice à Excel

Cela vous mènera à la boîte de dialogue Options Excel. Sous Choisir les commandes, cliquez sur le bouton déroulant pour sélectionner Toutes les commandes. Faites maintenant défiler la liste pour trouver la commande Calculatrice et cliquez sur Ajouter >> pour l’afficher dans la barre d’outils Accès rapide. Hit Ok pour continuer

Cliquez sur le bouton Calculatrice dans la barre d'outils Accès rapide pour ouvrir immédiatement la calculatrice. Maintenant, vous pouvez l'utiliser pour des calculs simples

3 / Changer le comportement de la touche Entrée

Lorsque vous appuyez sur la touche Entrée dans Excel, vous passez automatiquement à la
cellule juste en dessous. Mais vous pouvez changer cette valeur par défaut et changer cette fonctionnalité.

Changer le comportement de la touche Entrée

Allez dans les options Excel - il se trouve sous l'onglet Fichier et sélectionnez des options - puis sélectionnez les Options avancées et sous les options d'édition, sélectionnez votre choix dans la liste déroulante..

4 / Changer le nom et la couleur des feuilles

Pour personnaliser vos feuilles de calcul, telles que les noms de mois ou d’année au lieu de "Feuille1" à "Feuille3", cliquez par défaut sur Excel et cliquez sur Renommer, ou double-cliquez sur l’onglet de la feuille de calcul et commencez à taper sur le bouton languette.

Si vous avez beaucoup de feuilles de calcul, il est très facile de perdre la trace de la bonne feuille de calcul. Pour vous aider à trouver la bonne feuille de travail, vous pouvez coordonner les couleurs de chaque feuille. Ainsi, toutes les feuilles de vente mensuelles de 2012 pourraient être en nuances d'Orange, alors que les feuilles de 2011 pourraient être en nuances de rouge..

Pour changer la couleur de l'onglet, cliquez simplement sur la feuille de calcul dont vous souhaitez modifier la couleur et sélectionnez l'option "Couleur de l'onglet" pour modifier les couleurs de l'onglet..

5 / Passez rapidement vos feuilles de calcul en utilisant les touches de raccourci

Tout comme vous pouvez utiliser ALT + TAB pour ignorer les fenêtres de programme ouvertes sur votre bureau Windows, vous pouvez procéder de la même manière pour ignorer les feuilles de calcul dans Excel..

Pour déplacer une feuille de calcul vers la droite, appuyez sur

CTRL + PAGE SUIVANTE

Pour déplacer une feuille de calcul vers la gauche, appuyez sur

CTRL + PAGE UP

6 / Afficher les formules au lieu des résultats

Une simple pression sur une touche vous permet de basculer entre l'affichage normal d'Excel, qui affiche les résultats des formules de la feuille de calcul, et un mode d'affichage affichant les formules réelles..

La frappe est

Ctrl + '

(La touche accent grave est située en haut à gauche du clavier, à côté de la touche 1; aux États-Unis, c'est la touche Tilde); appuyez une fois dessus et Excel affiche les formules au lieu des résultats. Appuyez à nouveau dessus et les résultats apparaissent à nouveau..

Afficher des formules dans Excel

Sinon, vous pouvez obtenir le même résultat en sélectionnant l'option d'affichage des formules..

Ouvrez le menu Fichier, allez dans Options, puis Avancé;

Faites défiler jusqu'à Options d'affichage pour cette feuille de calcul

Cochez la case "Afficher les formules dans les cellules au lieu de leurs résultats calculés".

Décochez la case si vous souhaitez afficher à nouveau les résultats..

7 / Garder les données cachées dans les impressions

Lorsqu'il est temps d'imprimer votre feuille de calcul Excel, vous préférerez peut-être que certaines informations ne soient pas imprimées. Par exemple, vous pouvez avoir des informations confidentielles (telles que les salaires des employés) dans une colonne..

Pour éviter d’imprimer des lignes ou des colonnes spécifiques, il suffit de les masquer avant d’imprimer. Pour masquer des lignes, sélectionnez-les en cliquant sur la ligne ou la colonne (cliquez et faites glisser pour sélectionner un bloc de lignes / colonnes; maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant pour sélectionner des lignes / colonnes non adjacentes). Puis cliquez avec le bouton droit sur l’une des lignes / colonnes de bordure en surbrillance, puis cliquez sur Masquer..

Une fois l'impression terminée, vous pouvez rapidement afficher toutes les lignes ou colonnes en sélectionnant la feuille de calcul au complet (cliquez sur la case en haut à gauche des bordures des lignes et des colonnes). Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur une bordure de ligne ou de colonne et choisissez Afficher..

8 / Lignes alternatives

Pour une longue liste, l'ombrage de lignes alternées peut améliorer la lisibilité. Il est simple à utiliser avec la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle d'Excel, qui vous permet d'appliquer l'ombrage des cellules (vert ou autre) à chaque autre ligne d'une plage de feuille de calcul..

Mettez en surbrillance la plage de cellules, de rangées ou de colonnes que vous souhaitez formater..

Choisissez Format, Mise en forme conditionnelle pour afficher la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle.

Sélectionnez Nouvelle règle, puis sélectionnez "Utilisez une formule pour déterminer les cellules à formater", puis entrez

= MOD (ROW (), 2) = 0

Ombrer des lignes alternatives dans Excel

dans le "Format des valeurs où cette formule est vraie". Cliquez sur le bouton Format pour afficher la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez l'onglet Motifs et spécifiez une couleur pour les lignes ombrées. Cliquez ensuite sur OK et les lignes seront formatées dans la couleur de votre choix..

Vous voudrez probablement choisir une couleur claire pour que le texte noir par défaut reste lisible. Ou bien, vous pouvez tout mettre en œuvre et changer la couleur du texte (dans l’onglet Police de la boîte de dialogue Formatage des cellules).

9 / Mise en place d'un formulaire

La plupart des entreprises ont des formulaires standard, des feuilles de temps, des formulaires de dépenses, etc., et la plupart sont configurés dans Excel. Cette astuce vous permet de configurer un certain nombre de cellules de saisie de données et permet à l'utilisateur de se déplacer rapidement d'une cellule à l'autre en appuyant simplement sur la touche de tabulation..

La clé de cette astuce consiste à verrouiller toutes les cellules de la feuille de calcul en dehors des cellules d'entrée..

Sélectionnez toutes les cellules d'entrée dans votre feuille de calcul. (Pour sélectionner des cellules non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous sélectionnez les cellules.)

Sélectionnez Format Cells pour afficher la boîte de dialogue Format Cells..

Cliquez sur l'onglet Protection et décochez la case Verrouillé..

Cliquez sur OK.

Gardez à l'esprit que toutes les cellules sont verrouillées par défaut. Mais rappelez-vous également que le verrouillage ou le déverrouillage des cellules n'a d'effet que si la feuille de calcul est protégée. Pour protéger la feuille de calcul, sélectionnez Outils, Protection, Protéger la feuille..

Lorsque la feuille est protégée, vous constaterez qu'une pression sur la touche de tabulation déplace l'indicateur de cellule active vers la prochaine cellule non verrouillée..

10 / Ajouter une liste déroulante

Les formulaires standard ont également tendance à avoir des réponses standard, comme un jour de la semaine ou un mois, de sorte qu'un menu déroulant avec des sélections préremplies serait utile..

Supposons que vous ayez une cellule d'entrée dans laquelle l'utilisateur est supposé entrer un jour de la semaine: lundi, mardi, mercredi, etc..

Entrez les éléments de votre liste déroulante dans une liste de la feuille de calcul, un élément par cellule. Dans cet exemple, supposons que les noms de mois commencent dans la cellule G1 et s'étendent jusqu'à G7, mais vous les placeriez normalement en dehors de la zone lisible. Dans la terminologie Excel, un groupe rectangulaire de cellules (telles que G1 à G7) est appelé une plage.

Sélectionnez la cellule qui contiendra la liste déroulante. Si vous souhaitez que plusieurs cellules affichent la même liste, sélectionnez-les toutes maintenant plutôt que de les configurer une à la fois. (Cliquez et faites glisser pour sélectionner une plage; maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez pour sélectionner des cellules non adjacentes.)

Sélectionnez la cellule où vous voulez la liste déroulante.

Sous l'onglet Données, dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.

Validation des données Excel

Dans la zone Autoriser, cliquez sur Liste.

Pour spécifier l'emplacement de la liste des entrées valides, entrez une référence à votre liste dans la zone Source. Dans ce cas, il s'agit de (= $ G $ 1: $ G $ 7) ou cliquez dans la zone Source, puis sélectionnez votre liste dans la propagation actuelle. feuille pour remplir automatiquement la référence.

Assurez-vous que la case à cocher Dans la cellule est cochée.

Pour spécifier si la cellule peut rester vide, cochez ou décochez la case Ignorer les blancs..

Vous pouvez aller plus loin et afficher un message lorsque vous cliquez sur la cellule..

Cliquez sur l'onglet Alerte d'erreur et assurez-vous que la case à cocher Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides est activée..

Sélectionnez l'une des options suivantes pour la zone Style:

Pour afficher un message d'information n'empêchant pas la saisie de données non valides, cliquez sur Information..

Pour afficher un message d'avertissement n'empêchant pas la saisie de données non valides, cliquez sur Avertissement..

Pour empêcher la saisie de données non valides, cliquez sur Arrêter..

Tapez le titre et le texte du message (225 caractères maximum).

Ajouter une zone de saisie à une liste déroulante dans Excel

Remarque Si vous n'entrez pas de titre ou de texte, le titre par défaut est "Microsoft Excel" et le message: "La valeur que vous avez entrée n'est pas valide. Un utilisateur a restreint les valeurs pouvant être entrées dans cette cellule."

Une fois ces étapes effectuées, une flèche déroulante s’affiche lorsque l’une des cellules que vous venez de définir est "active" (c’est-à-dire qu’elle est sélectionnée et en attente de saisie). Cliquez sur la flèche et choisissez un mois dans la liste. Si vous essayez de taper autre chose dans la cellule, vous serez grondé sous la forme d'un message contextuel..

Si vous souhaitez définir votre propre formulation pour les entrées non valides, utilisez l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue Validation des données et entrez votre propre texte dans le champ "Message d'erreur"..

Si votre liste d'éléments est relativement petite, vous pouvez les entrer directement dans le champ Source. Il suffit de séparer chaque élément de la liste par une virgule.