Les logiciels d’entreprise de Microsoft ont envahi les entreprises du monde entier au cours des dernières décennies, de nombreux employés étant totalement dépendants des plates-formes produites par la célèbre vieille société Redmond..

Il est plus que probable que votre propre entreprise utilise un package Microsoft à certains égards, mais votre équipe est-elle au-dessus de ses licences avec chaque logiciel comptabilisé??

Si ce n’est pas le cas, l’audit d’audit de Microsoft est peut-être de la partie, vous devez donc tenir compte des conseils qui nous ont été donnés par le directeur pays d’Express Matrix, Martin Callinan, lors de notre récente session de questions / réponses..

TechRadar Pro: Microsoft a-t-il une réputation d'audit régulier et quels sont les risques pour ses clients??

Martin Callinan: Un rapport de recherche récent a révélé que Microsoft est le plus rigoureux des éditeurs de logiciels en ce qui concerne les audits de licence. 67% des entreprises auditées au cours des deux dernières années ont déclaré avoir été auditées par Microsoft, contre 42% des entreprises auditées par Adobe, le deuxième auditeur en importance.

En outre, le rapport a révélé que les organisations qui manquaient de licences à la fin de l’audit ont déboursé en moyenne plus de 300 000 £ pour remédier à la situation, ce qui montre qu’il existe un risque financier évident pour celles qui ne préparent pas.

TRP: Que peuvent faire les entreprises pour réduire leurs risques financiers et se préparer plus efficacement à un audit des licences de logiciels de Microsoft??

MC: Il est impératif que les entreprises disposant d'investissements considérables dans les logiciels Microsoft soient pleinement préparées à la possibilité d'un audit imminent et respectent les termes de leurs contrats de licence..

À ce titre, ils doivent adopter une approche plus structurée de la gestion des actifs informatiques et peuvent prendre trois mesures de base afin de réduire leur exposition au risque financier..

Tout d'abord, il est essentiel de savoir exactement quels logiciels ont été déployés dans l'ensemble de l'entreprise. Mais un inventaire ponctuel ne suffira pas; les inventaires doivent être continuellement mis à jour et rapprochés avec les données d'achat afin de détecter et de corriger les lacunes des licences.

Des outils gratuits de conformité des licences sont disponibles pour aider les équipes informatiques à générer des rapports fiables indiquant leur inventaire actuel..

Deuxièmement; face à un audit, il est facile de se retrouver avec une licence d'achat panique afin de garantir la conformité et d'éviter les amendes.

En comprenant comment les logiciels sont utilisés, par qui, sur quels appareils et à partir de quels emplacements, les entreprises peuvent éviter de subir des pressions pour gaspiller de l'argent sur des logiciels inutiles.

Les données d'utilisation des logiciels peuvent également aider à déterminer les logiciels pouvant être désaffectés ou redéployés plus efficacement dans d'autres secteurs de l'entreprise..

Enfin, le moyen le plus efficace de préparer l'audit des fournisseurs consiste pour les équipes informatiques à bien comprendre leurs contrats de licence et leurs droits d'utilisation des produits. En s'assurant que le logiciel est déployé conformément aux termes du contrat de licence, les organisations peuvent considérablement réduire leurs risques en cas d'audit du fournisseur..

TRP: Comment les entreprises peuvent-elles être mieux placées pour tirer parti des accords de licence de Microsoft?

MC: Les organisations devraient chercher à identifier les mises à niveau ou les investissements qu'elles prévoient faire au cours de la prochaine année, car il est peut-être préférable d'acheter ces licences maintenant plutôt que d'attendre..

Lors de la détermination des nouvelles technologies à introduire, il est important que les entreprises comprennent certaines manières d'utiliser la technologie dans l'ensemble de leur organisation. Disposer de données précises sur les logiciels qu'ils ont installés permettra aux clients de négocier en toute connaissance de cause et d'obtenir une meilleure offre..

En examinant les tendances d'utilisation, il est possible d'identifier les domaines susceptibles de tirer parti des nouvelles technologies, telles que le cloud. Sans ces données d'utilisation, la planification prévisionnelle ne repose que sur des hypothèses et des intuitions.

TRP: Quelle est la clé pour ne pas glisser sur vos licences logicielles?

MC: En fin de compte, les entreprises ont la responsabilité de concéder correctement les licences des logiciels déployés dans leur organisation, quelle que soit la probabilité de leur audit..

Le moyen le plus simple d'éviter des dépenses non budgétisées causées par des licences logicielles erronées consiste à garantir que l'entreprise est en mesure de suivre ses ressources logicielles, de comprendre comment elles sont utilisées et quelles licences logicielles se rapportent à ces ressources..

Cela leur permettra ensuite de s'assurer que l'organisation est conforme. En fin de compte, les entreprises doivent payer pour ce qu'elles utilisent, mais plus important encore.

Ceux qui sont mieux préparés peuvent passer moins de temps à s'inquiéter des audits et plus de temps à réfléchir de manière stratégique à leurs futurs investissements technologiques, afin de pouvoir négocier des accords plus favorables..