Pour les petites et moyennes entreprises, il y a encore beaucoup de confusion quant au moment où elles devraient envisager de passer à la fonctionnalité de back-office basée sur le cloud..

Pourquoi? Cela s'explique en partie par la réticence de certains fournisseurs informatiques à perdre l'occasion de vendre et de maintenir du matériel. Mais des préoccupations légitimes concernant des questions telles que la sécurité et la disponibilité brouillent également.

L'adoption du nuage est motivée par la variété croissante de services disponibles, par la réduction du coût des investissements en capital initiaux et par l'amélioration de la sécurité Internet..

Le nuage n’est plus uniquement considéré comme une option de stockage de données avec de nombreux logiciels d’applications d’entreprise. Celles-ci se limitaient autrefois aux courriers électroniques et aux processus bureautiques généraux, mais à mesure que la plate-forme évolue, elles englobent tous les processus bureautiques, des ressources humaines aux finances..

Fonction Cloud et Accounts Payables

Un exemple typique serait celui de la fonction des comptes fournisseurs. Traditionnellement, il s’agissait d’un processus à forte intensité de main-d’œuvre et en grande partie manuel, qui reposait sur la réception de factures par la poste, l’appariement avec les bons de commande, le traitement en vue de leur approbation puis leur paiement.

Les occasions de perdre des factures parmi d'énormes piles de documents étaient considérables, ce qui a conduit les fournisseurs à payer des factures. Au contraire, les choses ont empiré à l'aube de l'ère numérique. Maintenant, les factures arrivaient par fax, email et papier.

Les factures électroniques peuvent être au format PDF, documents Word, feuilles de calcul Excel ou dans le corps du courrier électronique, sans cohérence de format ni d’approche. Gérer cette expérience à la satisfaction de toutes les parties a nécessité beaucoup de travail manuel.

Les grandes entreprises pourraient investir dans des systèmes de gestion de documents et d'automatisation pour automatiser une grande partie de ce processus, mais les petites entreprises ne disposaient pas de cette option..

Des organisations de toutes tailles prêtes à en profiter

Ce problème a été particulièrement intense pour les entreprises qui reçoivent un grand nombre de petites factures. Le coût de traitement par facture peut aller de 2 à 20 £..

L'évolution du cloud a transformé ce type de processus et démocratisé l'accès aux outils auxquels accédaient traditionnellement les grandes entreprises..

Les factures peuvent être numérisées et téléchargées sur un serveur distant pour stockage, ce qui constitue un avantage considérable par rapport au stockage papier traditionnel..

Cependant, la vraie magie a lieu lorsque les factures sont automatiquement associées aux commandes d'achat - éliminant la nécessité d'une intervention manuelle importante et supprimant l'intervention manuelle. Ainsi, plus de 90% de toutes les factures peuvent être appariées de cette manière, ce qui laisse le personnel des comptes seul face à l’exceptionnel..

Alors, à quel moment devient-il viable pour une entreprise de passer à un service basé sur le cloud? Chez Readsoft, nous constatons généralement qu’il s’agit moins de la taille de l’entreprise que du volume de factures..

Cloud et facturation

Toute entreprise recevant plus de 1000 factures par an peut bénéficier de cette automatisation de back office. Les entreprises qui reçoivent 5 000 factures ou plus peuvent constater une amélioration significative de la visibilité des flux de trésorerie, bénéficier d’escompte pour paiement anticipé et d’un retour sur investissement important..

De plus, une fois qu'une entreprise est inscrite, il lui suffit d'un scanner en réseau pour fonctionner correctement. La convivialité est une considération clé, les meilleurs systèmes basés sur le cloud étant simples à utiliser et nécessitant peu de formation..

Le cloud ne concerne pas seulement le courrier électronique et le stockage. Pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts en capital et fonctionner plus efficacement, de nombreuses fonctions de back-office peuvent être intégrées au cloud pour accroître l'efficacité de l'entreprise et réduire les coûts..

  • Simon Shorthose a rejoint ReadSoft UK en 2009 en tant que directeur général. Au cours d'une carrière de 20 ans, Shorthose a occupé des postes de direction chez IBS, Catalyst International, Isotrak et chez Hays PLC..