Le lieu de travail moderne change.

Avec les nouvelles technologies, les tendances telles que le BYOD et la consumérisation de l'informatique d'entreprise qui s'infiltrent dans le bureau, les entreprises peuvent faire face à une tâche ardue en maintenant le contrôle de leurs systèmes et de l'utilisation faite par leurs employés..

Une expression liée à ces changements est «shadow IT». Nous avons parlé à Perry Gale, vice-président du spécialiste du flux de travail Nintex, pour comprendre ce que cela signifiait et comment les organisations pouvaient gérer le défi que cela pose..

TechRadar Pro: Qu'est-ce que Shadow IT??

Perry Gale: L'informatique fantôme décrit un phénomène de plus en plus courant qui affecte les entreprises du monde entier. Cela concerne l'utilisation non autorisée de matériel et de logiciels qui ne sont pas pris en charge par le service informatique central d'une entreprise. Dans de nombreux cas, le service informatique n'a pas approuvé la technologie ou ne sait même pas que les employés l'utilisent..

Son augmentation est due à un certain nombre de raisons, mais le fait que nous sommes tous désormais des consommateurs d’informatique est au cœur de ces préoccupations. L'augmentation du BYOD et des services cloud par abonnement est intéressante pour les utilisateurs dans leur vie domestique, mais une connaissance accrue de l'informatique et de son potentiel a engendré des attentes très élevées, qui ne sont souvent pas satisfaites par leurs systèmes informatiques professionnels..

TRP: Pourquoi est-il considéré comme une menace?

PG: Il existe sans aucun doute des risques de sécurité lorsque du matériel informatique et des logiciels non pris en charge ne sont pas soumis aux mêmes mesures de sécurité que celles appliquées aux technologies prises en charge. En consommant de la bande passante, les technologies peuvent affecter de manière néfaste l'expérience utilisateur d'autres employés..

TRP: Quel impact la consumérisation de l'informatique a-t-elle eu sur le développement des applications fantômes??

PG: Aujourd'hui, les utilisateurs d'informatique d'entreprise pensent de plus en plus: "si je ne peux pas l'obtenir maintenant, je vais commencer à m'inscrire aux services".

Ils veulent un accès facile et nous constatons que la plupart des gens, bien que soucieux de sécurité, utilisent encore des comptes personnels Dropbox, Mailchimp, Salesforce et d’autres produits de cloud et logiciels en tant que service (SaaS) pour le travail..

En fait, une enquête récente de Frost & Sullivan a révélé que plus de 80% des répondants ont admis avoir utilisé des outils non approuvés..

TRP: Pourquoi les entreprises devraient-elles cesser de lutter contre l'informatique fantôme?

PG: Les employés n'utilisent pas ces applications et ces systèmes pour des raisons personnelles ou pour des raisons erronées. ils les utilisent parce qu'ils leur permettent de faire leur travail plus facilement et efficacement.

Près de la moitié des personnes interrogées dans le rapport Frost & Sullivan ont déclaré connaître le logiciel non approuvé et étaient donc plus à l'aise avec ces "applications d'observation"..

Cela en dit long sur les processus et les systèmes d'une entreprise, lorsque les employés privilégient les applications telles que Dropbox ou Salesforce par rapport à celles conçues pour leur environnement de travail..

TRP: Que peuvent apprendre les entreprises de l'ombre informatique??

PG: Trop de systèmes informatiques d'entreprise sont conçus pour le développeur, pas pour l'utilisateur, ce qui les rend inutilement complexes pour la plupart des employés. Les outils fantômes ou non autorisés constituent une alternative beaucoup plus rapide et facile à utiliser.

Si ces applications facilitent la tâche des employés, elles profitent réellement à l'entreprise en améliorant la productivité et l'efficacité et, en définitive, la rentabilité. Plutôt que d'éliminer l'informatique fantôme, les entreprises devraient y voir une occasion de rendre leurs propres processus plus conviviaux..

TRP: Comment évolue le rôle des services informatiques?

PG: Les départements informatiques sont confrontés à un besoin croissant de trouver un meilleur équilibre entre flexibilité et contrôle.

Lors d'une conférence utilisateur Nintex à Londres en avril, nombre de nos clients ont réaffirmé leur point de vue, affirmant qu'ils voyaient l'intérêt d'utiliser des outils grand public au travail, mais qu'ils souhaitaient une surveillance accrue pour dissiper toute crainte liée à la sécurité.

Le fait est qu'il est possible de donner aux utilisateurs ce qu'ils veulent maintenant tout en conservant un niveau de gestion des systèmes utilisés, et cela passe par le processus.

Des processus efficaces permettent aux services informatiques de superviser et d'orchestrer les activités entre ce patchwork de produits existants tout en conservant la facilité d'utilisation attendue par les employés.

TRP: Pourquoi la gouvernance et les processus sont-ils si importants??

PG: Chaque utilisateur a des besoins différents et chaque service a des exigences différentes. Le marketing peut nécessiter des outils de médias sociaux ou des applications de CRM comme Salesforce, tandis que la comptabilité peut nécessiter des outils de comptabilité tels que Sage One..

En pratique, cela signifie que des outils multiples et disparates sont utilisés par différents groupes au sein d’une entreprise. Cela peut conduire à des silos de données, rendant difficile le contrôle de la sécurité et la sécurité, mais aussi presque impossible d'aider les utilisateurs lorsqu'ils rencontrent des problèmes.

Un compromis est nécessaire et c’est pourquoi, chez Nintex, nous nous attachons à fournir la bonne solution. Les solutions "au-dessus du cloud" telles que Nintex Live rassemblent des outils tels que Yammer, Box, Google Drive et Twitter sous un même toit au sein de l'architecture Microsoft SharePoint..

Ensemble, ces outils permettent aux utilisateurs d’accomplir plus facilement leurs tâches quotidiennes et aux départements informatiques de gérer.

Le système permet aux organisations de toutes tailles d'automatiser leurs processus métier sans recourir à une seule ligne de code. Un de nos clients de Costco, par exemple, a déclaré qu'il devrait employer 10 développeurs pour fournir ce que Nintex fournit à l'entreprise..