Remarque: notre fonction de sélection d'une imprimante professionnelle a été entièrement mise à jour. Cet article a été publié pour la première fois en novembre 2012..

Le bureau sans papier a continué à se faire remarquer par son absence. En effet, l’utilisation du papier dans un environnement de bureau semble être aussi populaire que jamais. Même avec la possibilité de numériser n'importe quel document papier, le mot imprimé reste un élément têtu de la vie de bureau.

Votre entreprise doit donc avoir une imprimante, mais quel type de choix choisissez-vous? Bien entendu, comme pour de nombreuses décisions professionnelles, le choix que vous ferez sera hautement subjectif. Comme il n’ya pas deux entreprises identiques, leurs besoins en imprimantes ne seront pas les mêmes non plus. Pour commencer, vous avez le choix entre trois grandes catégories d’imprimantes:

1. Imprimantes à jet d'encre

Comme leur nom l'indique, les imprimantes à jet d'encre utilisent une encre liquide injectée sur le papier pour créer l'image. Les imprimantes à jet d'encre ont continué à développer leurs capacités et sont aujourd'hui l'imprimante la plus polyvalente que votre entreprise puisse acheter. Que vous ayez besoin d'imprimer des documents bureautiques ou des photos de haute qualité, il existe une imprimante à jet d'encre adaptée à vos besoins..

2. Imprimantes laser

Pendant de nombreuses années, les imprimantes laser étaient trop chères pour les petites entreprises ou les particuliers, mais elles sont aujourd'hui compactes et abordables. Le gros avantage de l’impression laser est la rapidité. Avec du toner sec, la capacité des cartouches de toner est bien plus grande que celle d’une cartouche à jet d’encre classique. Les entreprises qui doivent imprimer rapidement de grandes quantités de documents doivent choisir une imprimante laser..

3. Imprimantes tout-en-un

Également appelées périphériques multifonctions (MFD), ces imprimantes sont dotées d'une fonction de numérisation et de télécopie intégrée. Pour les petites entreprises qui ont besoin d'une imprimante compacte mais souhaitent également intégrer la numérisation et la télécopie, les MFD constituent un choix idéal..

Certaines entreprises peuvent également avoir des exigences d'impression spécialisées. Si votre entreprise a besoin d'imprimer des documents plus volumineux, des imprimantes au format A3 (297 x 420 mm ou 11,7 x 16,5 pouces) sont disponibles. Et la plupart des imprimantes à jet d'encre pourront imprimer via des cartes mémoire. Enfin, une large gamme d'imprimantes sont désormais sans fil, ce qui signifie qu'elles peuvent imprimer à partir d'ordinateurs de bureau, de tablettes ou de smartphones via le réseau Wi-Fi de votre entreprise..

L’imprimante multifonction HP Officejet Pro X576dw est une imprimante performante pour les petites entreprises

Choix de l'imprimante

Avec autant de choix, il peut être difficile de prendre la bonne décision. Si votre entreprise n’a pas besoin d’impressions spéciales, telles que les grands formats, le choix se résume essentiellement au jet d’encre ou au laser..

La vitesse

Dans un bureau occupé, personne ne veut attendre que son travail soit imprimé. Ici, l’imprimante laser a un net avantage. Si vous imprimez la plupart de vos documents en noir et blanc, les imprimantes laser peuvent atteindre 60 pages par minute (PPM) avec certains bourreaux dépassant cette limite..

Qualité

Le type d’impression que votre entreprise doit effectuer guidera la qualité du résultat recherché. Les imprimantes à jet d'encre se sont considérablement améliorées au cours des dernières années, mais pour beaucoup, les lasers ont toujours l'avantage de la qualité. Si votre entreprise a besoin d'imprimer des présentations clients, un laser vous donnera du texte et des graphiques nets. Cela dit, la photographie aura un aspect plus naturel si elle est imprimée sur un jet d'encre.

Charges de travail

Le nombre de pages que votre entreprise publiera chaque mois correspond à la charge de travail ou au cycle de travail, comme on l'appelle également. Les imprimantes ont des composants mécaniques, qui ont une durée de vie. Recherchez une charge d'impression correspondant au nombre moyen de pages que votre entreprise a besoin d'imprimer chaque mois pour éviter les pannes et une baisse de la qualité des impressions..

Mise en réseau et sécurité

Les imprimantes laser et à jet d'encre ont convergé et bon nombre d'entre elles offrent désormais une connectivité Ethernet à haut débit ou Wi-Fi. Si votre entreprise a besoin d'imprimer des documents sensibles, certaines imprimantes les mettront en file d'attente jusqu'à ce qu'un code confidentiel soit entré dans l'imprimante par un utilisateur autorisé..

Caractéristiques

Beaucoup de petites entreprises cherchent à faire plus avec moins pour réduire leurs coûts. Ici, un MFD est la solution parfaite. Pour vous assurer que votre MFD répond aux besoins de votre entreprise, suivez cette liste de contrôle:

1. La machine envisagée par votre entreprise peut-elle gérer la capacité nécessaire??

Les MFD sont de toutes formes et tailles. Beaucoup sont destinés au marché intérieur. Examinez attentivement la capacité indiquée et adaptez-la à la charge de travail de votre entreprise..

2. Quelle est l'importance de la qualité de la numérisation et de l'impression?

Un grand nombre des derniers MFD utilisent une technologie d’impression que l’on ne trouvait jusqu’à présent dans les imprimantes laser haut de gamme. Regardez des exemples d'impression et de sortie numérisée avant de faire votre choix..

3. La capacité de télécopie est-elle nécessaire??

La télécopie est loin d’être un moyen de communication mort, de nombreuses grandes entreprises en ont toujours besoin. Examinez la capacité de télécopie du MFD, qui utilisera probablement le cloud ainsi que la numérotation directe vers un autre télécopieur..

4. Votre entreprise aura-t-elle besoin de gérer des informations sensibles??

L'accès aux fonctions d'un MFD doit être contrôlé à l'aide d'un code PIN ou d'un mot de passe. Assurez-vous également que le MFD imprime uniquement les copies requises pour assurer la sécurité des données. Et réfléchissez si le port USB doit être désactivé.

5. Votre entreprise nécessite-t-elle une impression à distance??

Avec l'essor du BYOD (Apportez votre propre appareil), l'impression à partir d'appareils mobiles est rapide et efficace. Examinez attentivement les applications qui utiliseront le MFD pour vous assurer qu'elles se connectent en toute sécurité..

L'évaluation minutieuse des besoins d'impression de votre organisation vous mènera au bon imprimeur avec les fonctionnalités dont vous avez besoin. Avec un certain nombre de facteurs à prendre en compte, équilibrez-les pour créer une liste de besoins que vous pourrez ensuite utiliser pour correspondre à votre imprimante idéale..