Maintenir une trésorerie saine dans votre entreprise est essentiel. C'est un fait ahurissant, mais une petite entreprise moyenne doit 36 ​​000 £ de factures impayées. Les retards de paiement sont toujours monnaie courante dans le secteur des petites entreprises, mais vous n'êtes pas impuissant à agir.

L'un des meilleurs moyens de minimiser le risque de retard de paiement de votre entreprise est de vous assurer de facturer rapidement. De nombreuses entreprises font faillite à cet élément essentiel de la gestion de leur argent.

Les entreprises moyennes confrontées à des retards de paiement doivent maintenant attendre 43,4 jours au-delà pour que leurs factures soient payées - les entreprises du Nord attendent encore plus longtemps, avec un délai moyen de 46,8 jours avant que les factures soient réglées, selon Bacs.

Mike Hutchinson, de Bacs, a déclaré: "Nos dernières recherches démontrent que de plus en plus de petites entreprises rencontrent des difficultés de paiement en retard, ce qui peut avoir des conséquences sérieuses pour leur activité. être une culture croissante de retarder le règlement de la facture jusqu'à la date d'échéance ".

Un grand nombre des fonctions professionnelles que vous considérez comme acquises ont migré en ligne. Aujourd'hui, plusieurs services de comptabilité et de facturation en ligne utilisent les principes de SaaS ou de logiciel en tant que service. Ils déplacent ainsi votre comptabilité et votre génération de factures du bureau de votre PC vers le cloud. Cela vous permet de gérer les factures de votre entreprise quel que soit votre emplacement, car vous avez uniquement besoin d'une connexion Internet et d'un navigateur. Et bien sûr, vous pouvez accéder à ces services depuis votre smartphone ou votre tablette.

La plupart des services de comptabilité en ligne actuels offrent un compte gratuit pour démarrer votre entreprise. Dressez une liste et ouvrez un compte gratuit sur chacun. Vous pouvez ensuite voir comment chaque système fonctionne. Vous pouvez créer des clients fictifs et générer quelques factures pour voir comment cela est fait et vérifier si la plate-forme convient à votre façon d'organiser la facturation pour votre entreprise..

Choisir un service de facturation en nuage

La plupart des services en ligne actuels offrent essentiellement le même ensemble de fonctionnalités qui vous aident à générer puis à gérer les factures de votre entreprise. Il est important d'examiner de près les fonctionnalités proposées par les services que vous souhaitez tester. Avant d'acheter un service, posez-vous ces questions:

  1. Quelle perturbation un déménagement vers un service en ligne pourrait-il causer??
  2. Avez-vous des systèmes de comptabilité existants à utiliser? Si oui, lesquels des services en ligne sont compatibles?
  3. Parlez à vos fournisseurs et à vos clients avant de passer à la facturation en ligne pour vous assurer qu'ils peuvent accepter ces factures dans leurs systèmes..
  4. Le système vous donne-t-il un chemin d'escalade clair lorsque les factures sont en retard? Pouvez-vous générer des lettres de rappel?
  5. Assurez-vous de parler à votre comptable avant de modifier votre comptabilité en ligne. Ils auront toujours besoin de ces informations lorsque vos comptes seront dus..
  6. Prenez votre temps pour examiner chaque système qui, selon vous, conviendrait à votre entreprise. Regardez la flexibilité offerte et la sécurité intégrée à la plate-forme.
  7. Le service offre-t-il une piste d'audit? Cela inclut toutes les factures passées d'un client ou d'un client. Il est important de suivre cette information, car elle est généralement utilisée pour décider si un crédit supplémentaire est accordé..
  8. Le système peut-il s’interfacer avec des logiciels de comptabilité établis tels que Sage??
  9. Est-il possible de générer des relevés répertoriant toutes les factures en attente et leurs échéances?
  10. Le service autorise-t-il l'exportation des détails de la facture vers Microsoft Excel? Cela peut être utile lors de l'analyse du statut actuel de la facture de votre entreprise..

Le nombre de services disponibles peut être déroutant. Prenez votre temps pour énumérer les besoins de votre entreprise à partir d’un service de facturation. Une fois que vous avez ces informations, l'établissement d'une liste restreinte de services ne devrait plus poser de problème. En utilisant leurs essais gratuits, vous pourrez ensuite tester chacun d'entre eux avant de décider lequel acheter..

Mise en page et contenu de la facture

Il est également important de vous assurer que les factures générées par votre service en ligne sont complètes. Dans de nombreux cas, les factures sont retardées simplement parce que certaines informations vitales étaient manquantes. Toutes les factures de votre entreprise doivent contenir les informations suivantes:

  • Le nom et l'adresse de votre entreprise.
  • Le nom et l'adresse de l'entreprise que vous facturez.
  • Chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. Ne jamais réutiliser les numéros de facture, car cela crée de la confusion.
  • La date de la facture. Cela s'appelle la date à laquelle la facture a été «levée» et commence généralement le délai de paiement indiqué par votre entreprise..
  • Liste des produits ou services auxquels la facture se rapporte.
  • Le montant total dû.
  • Les conditions de paiement de la facture.
  • Les sociétés à responsabilité limitée doivent également inclure leur numéro d'entreprise.
  • Si votre entreprise est enregistrée pour la TVA, le numéro de TVA de votre entreprise doit être indiqué. Le montant de la TVA facturé sur la facture doit également figurer sur une ligne distincte de la facture..

Si votre entreprise a déjà mis en ligne certaines de ses applications bureautiques pour tirer parti des avantages du cloud, le transfert de la facturation en ligne de votre entreprise pourrait également améliorer l'efficacité globale de votre facturation et réduire le nombre de retards de paiement dans votre entreprise..

Parmi les principales applications de facturation en ligne, citons:

  • Agent libre
  • Simplement des factures
  • Factures2go
  • SimplyBill
  • FreshBooks
  • Factureplace
  • Facture Machine
  • Invotrak