introduction

Le courrier électronique est une bénédiction et une malédiction: bien que ce soit une aubaine pour la communication et la collaboration, nous avons tous ressenti ce sentiment d'abaissement lorsque nous avons ouvert une boîte de réception surchargée. Mais ça ne doit pas forcément être comme ça…

Avec quelques astuces simples et quelques astuces, vous pouvez devenir le maître ou la maîtresse du courrier, en éliminant les ennuis et en atteignant le fameux état d'Inbox Zero. Dans cet article, nous allons voir comment y parvenir dans les deux services de messagerie les plus populaires, Gmail et Outlook..

  • À lire également: 10 astuces, astuces et secrets pour Gmail
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Utiliser des conversations

Celui-ci est particulièrement important dans le monde de l'entreprise, où des discussions qui devraient être assez simples peuvent s'enliser dans des e-mails sans fin au sujet de rien en particulier. Outlook et Gmail vous permettent d'afficher vos courriels en mode conversation, ce qui signifie que tous les messages d'un fil de discussion particulier sont réduits sous un seul titre de courrier électronique..

Pour activer l'affichage de la conversation dans Gmail, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, sélectionnez Paramètres, puis faites défiler jusqu'à Affichage de la conversation. Basculez le commutateur et enregistrez vos modifications.

Dans Outlook, les conversations sont désactivées par défaut. Pour les activer, cliquez sur Afficher> Conversations> Afficher en tant que conversations. Vous pouvez également modifier les paramètres ici pour spécifier le mode d'affichage des conversations. Dans Outlook.com, l'option de conversation se trouve dans Options> Grouper par conversation et messages préchargés..

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Filtrer le faff et la crasse

Peu importe la qualité des filtres de messagerie de votre entreprise, certains spams vont passer. Heureusement, Outlook et Gmail proposent des outils qui peuvent vous aider à lutter contre le spam (et sur le bureau, vous pouvez en ajouter davantage via des plugins)..

Dans Gmail, le moyen le plus simple de filtrer les messages indésirables consiste à utiliser la liste déroulante située dans le corps du message et à choisir Filtrer les messages comme ceci. Vous pouvez ensuite spécifier ce que Gmail doit faire avec les messages répondant aux mêmes critères, tels que l'adresse e-mail ou l'objet..

Dans Outlook, vous souhaitez Mail> Accueil> Supprimer> Courrier indésirable> Options de courrier indésirable, où vous pouvez ajuster le niveau de filtrage. Si vous le souhaitez, vous pouvez limiter le courrier électronique entrant aux seuls expéditeurs connus, bien que cela ne soit pas vraiment pratique dans la plupart des bureaux..

Dans Outlook.com, vous pouvez appuyer sur Actions> Créer une règle pour supprimer automatiquement les messages indésirables..

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Se familiariser avec les bonnes choses

Les filtres et les règles ne concernent pas uniquement les messages que vous ne souhaitez pas. Ils peuvent également être des outils utiles pour organiser le courrier que vous voulez. Par exemple, vous pouvez créer des règles Outlook codant en couleur pour les messages afin de pouvoir en évaluer immédiatement l’importance, ou créer une règle ou un filtre attribuant une catégorie à certains messages et les archivant en conséquence afin que vous puissiez vous en préoccuper ultérieurement..

De telles règles et filtres sont également un bon moyen de garder les messages légitimes en dehors de votre filtre anti-spam ou de transférer des messages qui ne sont pas votre service. Il est facile de créer des règles très complexes. Vous pouvez ainsi obtenir des résultats différents, par exemple. les messages entrants ont des pièces jointes ou incluent certains mots.

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Se désabonner de tout

Avec le temps, il y a de fortes chances pour que vous finissiez par être abonné à toutes sortes de choses - souvent sans rien demander. C’est là que le superbe site Web Unroll.me entre en jeu. Il fonctionne avec Gmail et Outlook.com (ainsi que Hotmail, AOL Mail et iCloud) et peut faire deux choses pratiques: il peut transformer tous vos courriels d’abonnement en un résumé régulier. , gardez votre boîte de réception bien rangée, ou elle peut automatiquement vous désabonner des listes de diffusion que vous ne souhaitez pas. Nous avons utilisé cette dernière option et avons découvert que nous avions souscrit à plus de 200 listes de diffusion auxquelles nous ne voulions pas participer. C'est un outil fantastique.

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Utilisez des alias

Les alias - avoir plusieurs adresses e-mail pour le même compte - constituent un excellent moyen de catégoriser les e-mails entrants. Ils sont également des armes pratiques dans la lutte contre le spam. Dans Outlook.com, vous pouvez ajouter des adresses e-mail Outlook.com supplémentaires à votre compte existant, tandis que dans Gmail, vous pouvez tout ajouter après la première partie de votre e-mail, à condition que vous le fassiez avec le signe plus (par exemple, karen.smith + notes @ gmail.com irait à [email protected]. Vous pouvez ensuite définir des règles ou des filtres pour rechercher vos alias et les traiter en conséquence, par exemple en les envoyant directement dans votre dossier de courrier indésirable..

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Mettre en place des étapes rapides

Celui-ci est uniquement destiné à Outlook - en plus des règles, Outlook propose des étapes rapides pour vous aider à organiser votre boîte de réception. La différence entre les étapes rapides et les règles réside dans le fait que les premières sont exécutées manuellement tandis que les dernières sont automatiques. Une étape rapide est un moyen rapide d'appliquer plusieurs actions à un message ou à un groupe de messages. Outlook est livré avec des actions prédéfinies telles que Déplacer vers un dossier ou Répondre et supprimer. En créant une étape rapide et en l'ajoutant à votre barre d'outils Accès rapide (sous l'icône représentant un éclair), vous pouvez transformer de nombreux travaux de traitement de courrier électronique en un clic..

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Créer des réponses prédéfinies

Vous vous retrouverez souvent à écrire le même message encore et encore à plusieurs personnes, alors pourquoi ne pas l’automatiser? Les parties rapides d'Outlook sont une bénédiction ici: créez un courrier électronique, écrivez le bit que vous ne voulez plus écrire, puis cliquez sur Insertion> Parties rapides> Enregistrer la sélection dans la Galerie de pièces rapides. La prochaine fois que vous devrez envoyer ce message, placez le curseur dans le corps du message, cliquez sur Insérer> Parties rapides, puis sélectionnez votre réponse préenregistrée..

Le processus est similaire dans Gmail, mais vous devez accéder à Paramètres> Travaux pratiques et rechercher l'option Réponses prédéfinies. Cliquez sur Activer pour l'activer.

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Utiliser la correction automatique

Les réponses prédéfinies peuvent être excessives pour de nombreux messages, mais il existe un autre moyen d'accélérer la composition de vos e-mails et vos réponses. Un gain de temps considérable consiste à utiliser la correction automatique comme forme abrégée. Ainsi, par exemple, vous pouvez remplacer une longue adresse électronique par "eml", une adresse postale par "addr" ou une signature par "regrd" afin que le texte complet apparaît comme par magie lorsque vous tapez la commande correcte.

Dans Outlook, vous pouvez définir vos entrées de correction automatique dans Fichier> Options> Vérification> Mail> Orthographe et correction automatique. Pour Gmail, vous devez le faire au niveau du système d'exploitation à l'aide d'une application tierce ou via un indicateur Chrome: tapez chrome: // flags dans la barre d'adresse et recherchez Activer la correction orthographique automatique..

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Utiliser des listes de tâches

L’une des méthodes les plus pratiques de gestion de votre courrier électronique consiste à utiliser des listes de tâches à effectuer. Il est utile de signaler un message pour une action future si vous n’oubliez pas de revenir à la liste. Les listes de tâches sont un excellent moyen de vous en assurer. . Dans Outlook, vous pouvez marquer un courrier électronique pour suivi en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône d'indicateur et en définissant une heure de rappel. Vous pouvez également faire glisser le message dans la barre des tâches pour créer une tâche..

Dans Gmail, cliquez sur Gmail> Tâches pour afficher la liste des tâches. Pour y ajouter un message, cliquez sur le menu déroulant Plus du message et sélectionnez Créer un événement. Cela ajoute l'événement que vous créez à votre calendrier..

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Fais le maintenant

Une école de pensée dit que vous ne devriez jamais lire un message dans votre boîte de réception: si vous le laissez simplement là, vous n'organisez pas suffisamment votre courrier électronique. Au lieu de cela, vous devez prendre des mesures immédiates - supprimez-le s'il n'est pas pertinent, déléguez-le s'il s'agit du travail de quelqu'un d'autre, archivez-le si vous n'avez rien à faire ou indiquez-lui de revenir ultérieurement..

Le résultat final devrait être la très vantée Inbox Zero - ou du moins jusqu'à ce que quelqu'un vous envoie un e-mail pour vous la gâcher. La méthode fonctionne, mais elle convient mieux aux raids peu fréquents dans votre boîte de réception. Si vous essayez de traiter chaque email dès son arrivée, vous aurez du mal à obtenir autre chose..

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