Le travail d'un CIO n'est jamais de gérer des systèmes informatiques. C'est aussi préserver l'un des atouts les plus importants de l'entreprise: ses informations. Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les bonnes données divulgueront des informations importantes sur une myriade de choses dont une organisation peut réellement bénéficier, y compris ce que pensent les clients, la qualité de vente de certains produits et les domaines dans lesquels les services doivent être améliorés. Ce n’est pas un mystère, c’est le fondement de sociétés du classement Fortune 500 telles que Google et Facebook..

Mais les données peuvent s'avérer utiles même pour les entreprises qui ne sont pas natives d'Internet. Par exemple, chaque entreprise dispose d’une base de données clients qui, analysée correctement, peut fournir des informations permettant d’informer les campagnes à venir ou de révéler des marchés inexploités. Les données sur les ventes peuvent également être une mine d’informations. Récemment, par exemple, l’industrie aérienne mondiale a prédit une augmentation de 50% de ses bénéfices en 2014 grâce à l’utilisation de l’analyse de données..

En prenant plus de temps pour collecter des données provenant de sources diverses, des données de maintenance aux réactions des clients sur les réseaux sociaux, les corrélations entre les facteurs deviennent identifiables et ces relations peuvent être exploitées pour générer des ventes et optimiser les prix. Les DSI sont censés identifier et exploiter de telles informations, transformant ainsi les données d’un actif en profit. Mais ce travail est rendu beaucoup plus difficile par une rupture de communication qui est endémique dans toutes les entreprises..

Ignorance des employés

Alors que les DSI sont bien conscients de la valeur des données, la plupart des employés ne le sont pas - 36% des travailleurs européens interrogés dans une étude Canon n'ont pas compris le lien entre l'information et la rentabilité de leur entreprise, un taux encore plus élevé parmi les jeunes employés.

Cette statistique peut devenir le pire casse-tête d'un CIO, car ceux-là mêmes qui créent, organisent et saisissent les données ne sont pas conscients de sa valeur. Ces dichotomies sont courantes sur le lieu de travail, mais s'avèrent particulièrement difficiles pour les DSI, compte tenu de la valeur légèrement abstraite de l'information (du moins pour les employés de première ligne). Après tout, faire le lien entre une feuille de calcul remplie d'informations client et les bénéfices de l'entreprise peut s'avérer un peu exagéré pour quiconque n'est pas directement impliqué dans le traitement de l'information..

À son tour, ce manque de compréhension crée des problèmes opérationnels majeurs pour le DSI. Ne pas voir le lien entre la rentabilité et l'information peut entraîner l'insouciance ou l'inattention d'un employé. Cela peut entraîner des ensembles de données cassés, incomplets ou mal organisés, ou pire, une crise de sécurité généralisée.

Un manque de compréhension signifie également une perte d'opportunité. Quand ils comprendront la valeur des données, les employés de première ligne seront beaucoup plus susceptibles de repérer des occasions de capturer des informations et de transmettre ces idées en retour..

Deux pas au paradis

La réponse à ce problème repose sur deux étapes logiques: une meilleure formation et des systèmes de gestion de l’information efficaces. L'étude de Canon a montré l'intérêt d'une formation simple: avec une formation adéquate, le pourcentage d'employés qui établissent le lien entre information et rentabilité augmente de neuf points (passant de 64% à 73%). Encore une fois, il est crucial de mettre l'accent sur les membres du personnel débutants, car ils sont les plus susceptibles de traiter les données de l'entreprise tout en étant les moins susceptibles d'en apprendre davantage..

Qu'en est-il du type de formation? Cela dépend de la nature de votre entreprise, mais l’éducation sur la valeur de la gestion des données va de pair avec l’apprentissage de la procédure appropriée de stockage des informations par les employés. Les employés perdent en moyenne 25 minutes par jour à chercher des documents, chiffre qui peut encore être considérablement amélioré avec les processus standardisés en place.

La formation complète également la deuxième étape: vous assurer que vous avez mis en place des systèmes de gestion de données simples mais efficaces. Apprendre aux travailleurs comment et pourquoi gérer leurs informations n’est pas utile si votre système est excessivement compliqué; ils sont susceptibles d'abandonner avant de commencer.

Les chiffres parlent d'eux-mêmes: selon nos recherches, environ la moitié des employés de bureau européens ne pensent pas que les systèmes de stockage des informations de leur entreprise sont organisés ou faciles à utiliser. Les disparités dans les systèmes de fichiers, les noms et les formats font partie des plus grandes difficultés auxquelles ils sont confrontés.

En fait, les incohérences entre les formats papier et numérique sont une plainte commune. Ces incohérences rendent non seulement moins probable que les employés suivent le système de l'entreprise, mais le stockage dans de mauvais formats de fichiers (ou sur du papier) crée des problèmes évidents lorsque vous essayez de fusionner et d'analyser des données en cas de besoin..

L'information est précieuse. Cela est évident pour les DSI, mais comme les données ne figurent pas normalement dans le bilan, il est difficile de persuader les employés (et parfois même les autres administrateurs de la suite C) de ce fait. Cependant, en concevant et en mettant en place un système de gestion des données et de formation approprié, vous pouvez mobiliser les employés et protéger l'un des actifs les plus importants de votre entreprise..

  • Quentyn Taylor est directeur de la sécurité de l'information chez Canon EMEA