Le papier est toujours la pierre angulaire de toute organisation. Bien que de nombreuses initiatives soutiennent le bureau sans papier, des institutions telles que le NHS ayant pour objectif de le faire sans papier d'ici 2018, n'oublions pas que le document papier continuera à faire partie intégrante du processus commercial, peu importe.

Les dossiers contenant les communications avec les clients, les factures, les notes de service et les applications jonchent les bureaux et les classeurs, mais naturellement, avec autant d’informations à portée de main, ils peuvent facilement se perdre dans l’éther ou ne pas être traités correctement. La vie de bureau, en tant que telle, peut devenir soudainement incroyablement difficile.

Par exemple, lorsqu'un client important est au téléphone mais que son dossier de documents a disparu. Ou, lorsqu'un vendeur a besoin d'emporter des enveloppes volumineuses avec correspondance et contrats à chaque visite chez le client.

En termes simples, si vous ne gérez pas correctement vos documents papier et numériques, vous risquez de perdre des clients et des revenus. Et cela peut arriver à n'importe qui, peu importe le secteur ou la taille de l'entreprise.

De nombreuses histoires de banques se sont vu infliger une amende pour avoir commis des erreurs dans des démarches administratives et avoir égaré des informations, par exemple, alors comment vous assurez-vous que les documents sont contrôlés et gérés efficacement??

Au même endroit mais accessible à tous

Avec autant de pression pour réduire les coûts, optimiser les processus métier et augmenter les performances, il est important de ne pas oublier les éléments évidents lorsque l'on se concentre sur les leçons apprises et sur les solutions à notre disposition..

L'humble document papier en fait partie. Il est peu probable que les planches prennent le pouls de la course avec enthousiasme, mais l’efficacité qu’elle peut générer.

Pour contrôler les documents et leur flux au sein d'une entreprise, de nombreuses entreprises déploient des solutions avancées telles que des systèmes de gestion de documents, des systèmes de gestion de contenu d'entreprise ou des archives numériques. Un avantage important de ces systèmes réside dans le fait que l'information est centralisée et que les documents pertinents sont stockés dans un seul endroit..

Cela présente l’avantage essentiel pour les entreprises: les documents numériques stockés de manière centralisée ne peuvent pas être perdus ou détruits, une sauvegarde étant généralement créée régulièrement. Plusieurs personnes peuvent également consulter le même document, car un document numérique n'a pas besoin d'être copié physiquement.

Et même en voyage, tout vendeur peut télécharger et consulter la documentation client via une connexion sécurisée à l'entreprise..

Par conséquent, les armoires de bureau volumineuses encombrant le bureau ne sont plus nécessaires. En outre, cet espace supplémentaire est un sous-produit bienvenu pour une gestion plus efficace des documents..

Déplacement de documents papier au format numérique

Cependant, alors que les rapports d’information sur les marchés montrent que près des trois quarts des entreprises (70%) affirment que la réduction de la consommation de papier fait partie du processus d’amélioration, près de la moitié des personnes interrogées trouvent que le temps consacré à la ressaisie des données, à la recherche de copies papier et à le plus gros problème causé par les processus papier dans leur entreprise.

Le volume de stockage et le coût des magasins de papier externalisés ont été désignés comme le deuxième plus gros problème par plus de 40% des répondants. Les entreprises doivent porter une attention particulière aux processus métier à l'origine de tels goulots d'étranglement dans le système de flux de travail..

L’élimination du vieux classeur est l’un des moyens de gérer les documents plus efficacement. Et numériser des documents papier dans des systèmes électroniques centralisés offre une alternative à cela. Les documents créés sur un PC peuvent être simplement stockés directement dans les systèmes de l'entreprise.

Si numériser du papier est une pratique courante depuis des décennies, il est aujourd'hui insuffisant de sauvegarder des numérisations simples dans des référentiels électroniques centraux, car il présente une limitation importante: les images de documents numérisés ne contiennent que peu d'informations supplémentaires et leur texte ne peut pas être filtré et recherché électroniquement..

Les documents papier numérisés pouvant être stockés accidentellement dans une mauvaise bibliothèque numérique, il est essentiel de pouvoir les détecter en insérant des mots clés dans le programme de recherche d'un ordinateur. En utilisant ce que l'on appelle la «recherche par mot clé», tous les documents liés à un sujet donné peuvent être affichés d'un clic de souris et les longs fichiers peuvent être rapidement recherchés..