Pour la plupart des entreprises, comprendre parfaitement leur utilisation des logiciels et calculer le nombre de licences de logiciel dont elles sont propriétaires, ainsi que calculer le moment où elles expirent ou doivent être renouvelées, est une source constante de frustration..

La complexité des licences continue de croître avec le lancement de nouvelles plates-formes technologiques et de méthodes de consommation de logiciels, ce qui, associé à l'introduction de l'utilisation en nuage, a rendu les logiciels de nombreux fournisseurs de plus en plus difficiles à surveiller..

Microsoft, par exemple, modifie actuellement ses modèles de licence en proposant plusieurs types de systèmes de licence afin d’être à la fois rentables et flexibles - mais cela rend encore plus difficile de garder un œil sur les licences existantes. Alors, comment maîtrisez-vous les licences logicielles??

Apportez votre propre appareil (BYOD)

Le nombre de travailleurs appliquant la politique BYOD proposée par leurs employeurs a récemment augmenté. Apportez votre propre appareil a vu des entreprises autoriser leurs employés à utiliser leurs propres appareils personnels sur leur lieu de travail.

Ces appareils font partie des informations et des applications de l'entreprise privilégiées. Par conséquent, l'entreprise doit disposer des licences logicielles requises pour les couvrir. S'il y a des problèmes de conformité de licence avec un périphérique, que l'utilisateur final soit ou non propriétaire du périphérique, la société en pâtira toujours. Cela peut entraîner des coûts inattendus - devoir acheter plusieurs nouvelles licences avec une pénalité inattendue.

Licences d'accès client

À l'origine, les serveurs étaient utilisés pour partager des documents, mais ils se sont développés pour héberger l'intranet de l'entreprise, héberger des bureaux virtuels et prendre en charge l'environnement virtuel. Pour accéder aux informations stockées sur le serveur, chaque appareil ou utilisateur a besoin d'une licence d'accès client (CAL), c'est ici que cela peut devenir compliqué..

Si vous décidez d'octroyer une licence par appareil, vous autorisez chaque appareil à accéder au serveur. Toutefois, si vous avez des employés disposant de plusieurs appareils, il serait plus économique d'octroyer une licence par utilisateur, tandis que la gestion d'un mélange ou que les licences utilisateur et d'appareils sont difficiles à administrer. Peu importe la façon dont vous choisissez d’accorder une licence à votre succession, tant que vous pouvez démontrer comment vous la gérez - la seule exception étant les contrats d’entreprise, puis vous choisissez un appareil ou un utilisateur. Ajouter un autre point de confusion - peu importe le nombre de serveurs que vous avez, vous n'avez besoin que d'une seule licence d'accès client.

L'utilisation de la licence d'accès client est strictement appliquée et, en raison du nombre élevé de périphériques et d'emplacements auxquels une application peut être utilisée, la complexité de la gestion d'une licence d'accès client peut être difficile à éviter, mais elle est sévèrement pénalisée et ne doit donc pas être ignorée..

Citrix et Windows Terminal Server

Si vous avez plusieurs employés nécessitant des piles de logiciels différentes, vous devez vous assurer qu'ils accèdent uniquement au logiciel auquel ils ont droit, mais également uniquement à partir d'appareils sous licence. Sur un serveur, vous pouvez publier Microsoft Office, Project et Visio sur des groupes spécifiques d'employés disposant de droits d'accès à chaque logiciel..

Pour imposer un contrôle sur ces droits d'utilisateur, il est souvent nécessaire de mettre en place un système de gestion capable d'empêcher l'utilisation par inadvertance par un utilisateur approuvé d'un appareil sans licence. Il s'agit de l'un des principaux domaines de déficit détectés lors d'audits initiés par le fournisseur..

Bien que cela facilite le respect des conditions de licence du fournisseur, il ne fait qu'illustrer la responsabilité dans le cas le plus défavorable, mais ne facilite pas la reprise des licences inutilisées. Par conséquent, la possibilité de savoir quels périphériques ont accédé à quelles applications dans un délai de 90 jours peut aider à choisir les utilisateurs. ne nécessite en réalité des applications non standard.

Temps d'arrêt

Lorsque les entreprises achètent des licences de logiciel, le coût réel du temps consacré par leurs employés lors de la mise en œuvre, de la maintenance et du support technique est en grande partie négligé. Une étude récente du département américain du commerce a montré que les dépenses d’achat de logiciels ne représentaient qu’environ 30% du montant total consacré aux logiciels, les coûts augmentant du fait des coûts de gestion, de mise en œuvre et de main-d’œuvre..

Embaucher une expertise en matière de licences

Parfois considérée comme un coût caché, le fait d’embaucher des experts en gestion de licences permet d’éliminer les dépenses informatiques inutiles et réduit souvent les dépenses globales d’une entreprise en matière de logiciels - sans parler de la tranquillité d’esprit qu’une demande d’audit devait nous parvenir. Il s’agit également d’une mesure de réduction des coûts à long terme, les dépenses initiales d’embauche d’une entreprise externe devant être bouclées et récupérées à l’avenir..

L'embauche d'un expert en gestion des actifs logiciels (SAM) facilite la gestion des complexités de la gestion des licences logicielles, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la réflexion stratégique, de faire progresser votre entreprise et de vous sentir en sécurité, sachant que la gestion de votre licence est prise en charge en toute sécurité..

  • Sean Robinson est directeur général de SAM et expert en gestion de licences License Dashboard.