Lorsqu'elles se produisent, les audits des fournisseurs peuvent être très perturbants pour une organisation. La lettre d’intention de la vérification arrivera presque toujours à un moment inopportun, mais vous pouvez prendre quelques précautions pour vous assurer que la perturbation est réduite au minimum..

Créer un processus d'audit fournisseur

Il s'agit d'un processus qui stipule les étapes internes que l'organisation doit suivre pour chaque étape de l'audit. Assurez-vous que toutes les parties concernées au sein de l'organisation savent qu'un audit est sur le point de commencer. Cette notification doit aller au-delà du service informatique pour inclure les achats, le service juridique et la sécurité..

Se rapprocher des éditeurs de logiciels concernés

Cela peut sembler contre-intuitif, mais face à un audit, il est sage d'investir dans la construction de bonnes relations avec le ou les vendeurs concernés. Cela peut également impliquer des discussions sur les futurs plans de développement commercial, car donner à un fournisseur une meilleure compréhension de votre stratégie organisationnelle lui permettra de fournir des conseils pratiques sur les futures exigences en matière de licence. Une relation plus étroite empêchera-t-elle un audit? Cela est peu probable, mais un dialogue ouvert préparera le terrain pour une vérification moins agressive et plus constructive et pourrait aider à influer sur les délais si un délai était préférable..

Réfléchissez de manière proactive aux audits logiciels internes

En utilisant des outils SAM spécialisés, il est possible d’enregistrer avec précision ce qui est utilisé et son corrélation avec les droits officiels de l’organisation. Dans l'idéal, cette procédure devrait être effectuée régulièrement pour tous les fournisseurs d'importance, de la même manière qu'une organisation aborderait l'élaboration d'un plan de reprise après sinistre. Un audit interne vérifiera que les outils, les personnes et les processus fonctionnent correctement, que l'entreprise respecte les droits relatifs aux licences et, bien sûr, mettra en évidence tous les problèmes afin que le problème puisse être résolu avant que le fournisseur n'appelle..

  • Jelle Wijndelts est consultante senior SAM chez Snow Software.