Les hommes d’affaires ont souvent l’impression qu’il n’ya pas assez de temps dans la journée pour faire ce dont ils ont besoin ou le souhaitent. Le résultat est qu'ils peuvent se sentir sous pression tout au long de leur journée de travail, être forcés de travailler tard le soir et le week-end et être irrités par les personnes qui s'éloignent d'eux..

Les compétences en matière de gestion du temps sont essentielles pour que les personnes soient plus productives dans leur journée de travail. Si certaines sont dues à la discipline et aux bonnes pratiques, il existe également des outils et des technologies disponibles pour vous aider..

Créer une liste de choses à faire

Premièrement, la procrastination et la concentration peuvent être un problème pour certaines personnes. Les listes de tâches peuvent vraiment aider ici, et elles peuvent être aussi simples ou aussi compliquées que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez regrouper des activités dans des thèmes, des projets, des échéances et différentes catégories. Le fait de placer la liste dans un endroit bien en vue du bureau ou de la maison peut aider à garder ces éléments à l'esprit et peut aussi constituer un encouragement visuel à voir les choses barrées dans le temps.

Cependant, dresser des listes n’est pas toujours suffisant, et les experts en gestion du temps affirment que l’une des plus grandes erreurs commises par les personnes qui utilisent des listes de tâches à faire est de ne pas fixer de date difficile pour compléter ou même commencer une tâche. La conséquence est qu'ils se retrouvent submergés par des listes de tâches.

Microsoft Outlook et d'autres suites de productivité disposent de leurs propres outils de création de tâches, mais il existe également un certain nombre d'applications Web populaires permettant de hiérarchiser les tâches, de leur attribuer des niveaux d'achèvement et des délais. Remember the Milk, un de ces outils, est un outil en ligne gratuit auquel vous pouvez accéder via votre ordinateur de bureau, votre téléphone portable ou votre tablette et qui vous aide à gérer les tâches et les listes de tâches. Avec de tels outils, vous pouvez le configurer pour envoyer des rappels par courrier électronique, SMS ou message instantané. La liste des tâches est accessible par téléphone et les listes synchronisées avec Google Agenda..

Toodledo est un autre organisateur Web efficace de listes de tâches à faire. Cet outil est facile à utiliser et fournit plusieurs critères pour classer les tâches, tels que les dossiers, les sous-tâches, les échéances, les priorités, les balises, les contextes, les objectifs, les notes et les estimations de temps. Todoist, ccToDo et Task Freak sont d’autres outils Web..

Une chose à noter à propos des listes de tâches à faire est qu’il est important non seulement de déplacer une tâche particulière vers demain ou le mois prochain, mais plutôt de la décomposer et d’attribuer chaque tâche à une date donnée. De cette façon, vous pouvez vous aider à terminer ou au moins commencer une tâche dans un délai raisonnable. Plus important encore, il vous aide à vaincre le problème de la procrastination en rendant la liste moins redoutable..

Planification et ordonnancement

Combinés à des outils de calendrier tels que Google Agenda ou Microsoft Outlook, vous pouvez travailler plus efficacement dans vos tâches. Mais l’essentiel est de vous assurer de regarder quotidiennement votre agenda. Que vous utilisiez un planificateur sur papier ou sur un PC, il ne sera efficace que si vous le vérifiez et le mettez à jour régulièrement.

En plus de savoir quand et comment commencer une tâche, une gestion du temps efficace consiste également à savoir quand et comment arrêter une tâche particulière et passer à une autre..

Pour certaines personnes, cela signifie savoir comment terminer une réunion ou même une conversation en temps voulu. Et avec de plus en plus de moyens de communication, tels que la messagerie instantanée, les réseaux sociaux, la messagerie électronique, les conférences téléphoniques et vidéo et la collaboration en ligne, toutes ces technologies peuvent être utiles, mais elles peuvent également être des voleurs de temps considérables..

Un logiciel de planification, tel que Outlook, peut vous aider à mettre du temps dans votre agenda pour toute une gamme d’activités, et pas seulement pour des réunions avec des personnes. Par exemple, vous pouvez consacrer du temps à trier les documents, effectuer des tâches personnelles qui se sont accumulées au fil du temps, résoudre des problèmes liés à l’informatique ou lire dans une pile de magazines spécialisés. N'oubliez pas de prévoir également des moments de détente.

En faisant cela, vous pouvez indiquer aux personnes qui utilisent un agenda partagé avec vous que vous êtes occupé et que vous ne devez pas être dérangé. Cela vous rappelle également que ces tâches sont importantes car, si elles ne sont pas accomplies au bureau heures, vous les ferez la nuit ou le week-end.