Il y a bien longtemps, quand bien même à la fin des années 90, le "nuage" était devenu une mince affaire à l'horizon numérique, les intranets des entreprises étaient "la chose". Ces réseaux internes offraient la flexibilité d'accès en ligne aux fichiers, documents, images, etc. à tous les membres de l'entreprise. Avec le développement du cloud, les outils Web de stockage de documents et de gestion de projets tels que Dropbox et Basecamp sont devenus la norme, condamnant les intranets à un coin poussiéreux de l'architecture informatique existante..

Mais, comme dans tout ce qui se passe dans la vie, ce qui se passe est généralisé, même si généralement avec une nouvelle vision du monde qui l’entoure. Prenons, par exemple, une petite entreprise de recrutement. Basé au Royaume-Uni, il commence avec seulement quelques employés et, grâce à une bonne gestion et à un peu de chance, compte environ 40 employés. Pendant ce temps, les politiques habituelles de la société ont été créées, les feuilles de dépenses sont terminées et les modèles d'agenda et de description de travail ont été modifiés.

Cauchemar de classement

En tant que société raisonnablement progressive, la société utilise le stockage numérique depuis ses débuts et a été raisonnablement prudente quant à la gestion de ses systèmes de classement en ligne. Cependant, avec la rotation du personnel et l'augmentation constante du nombre de documents stockés et partagés, naviguer dans le système de classement pour trouver les documents les plus récents, les plus précis ou - dans certains cas - légalement corrects devient vite une tâche de cauchemar.

Même avec le contrôle de version automatisé disponible sur de nombreux systèmes de stockage et de collaboration basés sur un nuage, le document définissant la version finale n'est pas toujours clair. Pour les plus petites organisations, les formulaires de dépenses en sont un excellent exemple. Il peut y avoir différents modèles en fonction du niveau d'ancienneté ou du rôle dans l'entreprise..

La complexité de notre société de recrutement s’aggrave à mesure que l’organisation se mondialise, avec des bureaux en Allemagne, à Dubaï, à Singapour et en Nouvelle-Zélande. Il existe non seulement des documents finaux, mais il peut également y avoir un certain nombre de versions dans différentes langues ou spécifiques à un pays ou à une région. Souvent, bien que les documents originaux puissent être conservés de manière centralisée, les versions régionales sont conservées et mises à jour localement. Dans certains cas, le personnel se rendra sur le site Web de l'entreprise pour voir les dernières informations publiées et travaillera à l'envers pour les aider à localiser le document ou autre contenu qu'ils recherchent..

Intranet 2.0

Alors, à l'ère du cloud, comment savoir ce qui est «vrai» dans un environnement distribué? Comment les responsables des projets ou de la gestion des connaissances s'assurent-ils de la cohérence des versions et du filtrage des documents ou de l'activité du projet? Bienvenue à l'intranet 2.0.

Les intranets actuels des entreprises exploitent le meilleur de l'ancienne technologie et l'ajoutent à la flexibilité du cloud. Le résultat est un environnement qui reste interne, contrôlé et modéré de manière centralisée, le cas échéant, et offrant des autorisations sophistiquées pour garantir la clarté de l'accès et permettre la modification des documents critiques de l'entreprise ou du projet..

Par exemple, il peut être plus statique et moins dynamique (vous regardez donc la version publiée de la vérité), il existe des URL lisibles par l'homme (contrairement aux systèmes de stockage en nuage avec des références de document inintelligibles), vous pouvez étendre les systèmes de flux de travail et d'automatisation. facilement et les changements peuvent être simplement audités. D'une certaine manière, c'est un pas en arrière que d'avancer; maintenir le contrôle à une époque où l'accès à l'information et la surcharge d'information sont répandus.

En poussant l'intranet un peu plus loin, l'extranet fait également son grand retour. Ceci conserve les éléments de contrôle, mais étend l'accès aux clients et aux fournisseurs. Un exemple parfait est lors d'un processus d'appel d'offres. La possibilité pour l’acheteur de mettre à jour les documents d’information est équilibrée par la capacité des fournisseurs potentiels à réagir aux modifications et à modifier les propositions en conséquence, tout en préservant la confidentialité des informations fournies par les concurrents..

Toutefois, les questions et réponses pouvant intéresser tous les soumissionnaires potentiels peuvent être accessibles à tous ceux qui ont accès à l'extranet, en sachant qu'ils consulteront la toute dernière version des informations. Les goûts de Microsoft SharePoint ou de Google Sites créent essentiellement des conditions équitables dans ce contexte..

Alors que le cloud continue de sillonner le ciel informatique à un rythme rapide, il est parfois utile de jeter un coup d'œil sur ce qui s'est passé auparavant. Parfois, il est rentable de penser à la vieille école dans un nouvel âge.

  • Peter Chadha est le PDG de DrPete Technology Experts et de Steegle.com