Depuis que les 1 et 0 du premier échange de courrier électronique ont traversé le Web, les gens envisagent un avenir sans papier où les documents sont stockés sur des ordinateurs et chaque bac 'In' est virtuel. Avec les tablettes ultra-minces, les réseaux de stockage en nuage et les applications mobiles d'aujourd'hui, le sans papier est plus viable que jamais..

Pour concrétiser l’idée d’un bureau (ou d’un bureau à domicile) sans papier, vous devez vous familiariser avec certains des kits et des applications disponibles. Vous allez également avoir besoin de passer un peu de temps à élaborer des processus pour la paperasse existante et existante à traiter..

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Conversion de documents

Si vous voulez utiliser le principe de la dématérialisation sans papier, vous devez faire quelque chose à propos des montagnes de paperasserie que vous avez déjà. Vous avez le choix parmi des dizaines de scanneurs à plat et vous pouvez même en avoir un intégré à votre imprimante. Mais le Doxie Go (199 US $, 169 £, environ 218 AU $) vaut également le détour. Ce scanner portable et rechargeable peut fonctionner avec ou sans PC, et simplifiera le travail de vos documents..

Le Doxie Go peut numériser des documents sans ordinateur.

Le logiciel fourni avec le Doxie Go est également pratique, vous permettant de couper des pages ensemble, d’exporter des fichiers au format PDF et de télécharger vos numérisations vers un service de stockage en nuage tel que Evernote ou Dropbox..
Les modèles de la gamme ScanSnap de Fujitsu remplissent un objectif similaire et peuvent traiter simultanément de plus gros lots de documents si vous êtes prêt à débourser plus. Vous pouvez acheter le modèle iX500 de l'année dernière pour environ 370 £ (495 USD, 524 AU $) en ligne.

L'iX500 de Fujitsu peut gérer plusieurs feuilles à la fois

Le format PDF largement reconnu devrait être le format de choix pour vos documents, en particulier si vous pouvez vous procurer un logiciel de reconnaissance optique de caractères capable de cataloguer le texte dans les pages. En cataloguant et en nommant vos documents au fur et à mesure qu'ils arrivent, vous évitez les goulots d'étranglement plus en aval..

Gestion de documents

Dans votre parcours de la surcharge de documents au nirvana sans papier, il est important de ne pas simplement échanger un désordre physique contre un désordre numérique. Il est essentiel de pouvoir organiser et parcourir les documents que vous créez. Consacrez un peu de votre temps à l’élaboration d’un système qui vous convient..

Evernote est capable de gérer des documents et des images avec aplomb

Evernote est le créateur de posters de la révolution sans papier, vous permettant de rassembler toutes sortes d'images, de documents et de liens dans une bibliothèque globale de cahiers numériques..

La beauté d'Evernote réside dans sa flexibilité évolutive, ce qui signifie que vous pouvez l'utiliser de différentes manières. Un compte de base est gratuit, mais si vous choisissez de passer au forfait premium pour 3 £ par mois (5 USD, 11 AU $), vous obtenez un mode hors connexion, des outils de collaboration et la possibilité de rechercher dans des PDF et d'autres documents..

Evernote comprend une fonction de marquage similaire à Gmail. Vous pouvez donc configurer une série de tags pour que vos documents numériques restent en ordre. Bien sûr, vous n’aurez pas à trop compliquer les choses si un simple ensemble de dossiers Windows fait le travail, mais comme toujours, assurez-vous que vous avez des sauvegardes en place si vous déchiquetez les originaux..

La version de bureau de OneNote gère les pièces jointes et les analyses.

Le rival Microsoft Evernote OneNote (39,99 £, 49,99 US $, 59,99 AU $) fonctionne dans le même sens, bien que la prise en charge de la connexion de fichiers ne soit disponible que dans la version de bureau de l'application..

Pour les petites entreprises, des systèmes complets de gestion de documents tels que PaperPort Professional (99,99 £, 199 US $, 199,95 AU $) et FileCenter Pro (199,95 US $, environ 121 £, 219 AU $) offrent des fonctionnalités de base de données plus avancées avec numérisation automatique du texte et conversion.

Visualiser des documents

L'évolution du téléphone portable en un ordinateur miniature signifie que vous avez déjà un écran qui vous accompagne toujours. Mais pour visionner des documents plus volumineux lors de vos déplacements, le dernier iPad Air (à partir de 399 £, 499 US $, 598 AU $) est difficile à battre. Apple a fait un travail impressionnant en réduisant le poids et en augmentant la finesse de l’iPad, et nous l’avons précédemment décrit comme étant «aussi proche de la perfection sur tablette que vous allez obtenir».

Quelle que soit la tablette ou le téléphone portable que vous avez avec vous, de nombreuses applications sont prêtes à attendre pour que vos documents soient disponibles à tout moment, où que vous soyez. Il y a Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive et Evernote susmentionné pour en nommer quelques-uns..

Toutes ces applications sont basées sur des systèmes de stockage en nuage, ce qui signifie que vos documents ne sont pas enfermés sur un disque dur. Ces services synchronisent les fichiers entre les périphériques et les ordinateurs tout en conservant une sauvegarde dans le cloud. Ils peuvent également être utilisés pour partager des documents sur le Web..

Toutes les options de stockage mentionnées ont leur utilité, mais Google Drive est celui qui se démarque pour le moment. Vous bénéficiez de 15 Go d'espace gratuit, il fonctionne sur pratiquement toutes les plateformes et des outils d'édition sont intégrés. Drive marque également des points bonus, car son application Android peut numériser des documents via l'appareil photo de votre téléphone ou de votre tablette et les convertir en fichiers PDF indexables..

L'application Google Drive pour Android peut numériser au format PDF.

Quelle que soit la configuration de votre maison ou de votre bureau, vous devriez maintenant avoir une idée plus précise de la façon dont vous pouvez réduire la quantité de papier volée. Nous vous recommandons d’élaborer un système approprié avant de commencer à acheter du matériel et à télécharger des applications. Déterminez ce que vous devez cataloguer, comment vous devez pouvoir y accéder et comment l’organiser une fois numérisé. Ensuite, vous pouvez choisir une combinaison de matériel et de logiciel adaptée.

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