En cette ère de Green IT et de GDPR, de nombreuses organisations optent pour le sans papier et pour aider, il existe une pléthore de systèmes de gestion de documents (DMS) qui peuvent non seulement réduire les déchets, mais aussi rationaliser les processus métier..

Consacrer du temps et de l'argent à l'impression et au stockage de documents papier est de plus en plus considéré comme une mauvaise idée. Non seulement les copies physiques risquent-elles d'être perdues ou endommagées, mais vous êtes également responsable de leur conservation. Et ils vont bientôt s'empiler autour de votre bureau.

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En mettant en œuvre le transfert d'éléments vers un système de gestion de documents (DMS) dans vos opérations, vous épargnerez du temps à consacrer à d'autres domaines essentiels de votre entreprise. Vous êtes également beaucoup plus en sécurité en sachant que tous vos précieux documents et fichiers sont stockés dans un logiciel, au lieu d'être éparpillés dans une salle de stockage..

Ces systèmes existent depuis quelques années, mais ils deviennent de plus en plus abordables et perfectionnés. Voici une sélection de cinq des meilleures offres actuellement disponibles.

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Templafy simplifie l’utilisation de plusieurs suites bureautiques pour le contenu de marque, mais cela peut coûter cher

1. Templafy

Une solution de gestion de documents tout-en-un

Plateformes: Web, bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, édition, commentaires, collaboration | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: MS Office | Essai gratuit: Oui

Interface facile à utiliserApplications mobilesNon pas cher

Templafy est l’un des meilleurs outils de gestion de documents. Le système vise à intégrer les suites bureautiques essentielles et les solutions utilisées quotidiennement par les entreprises..

S'il y a une chose qui peut être frustrante, c'est de créer des documents de marque en utilisant un logiciel différent. Cela peut prendre beaucoup de temps et être fragmenté, mais Templafy peut vous aider. Avec celui-ci, vous pouvez créer une gamme de fichiers dans le système et les gérer à partir d'un seul flux..

Le logiciel est compatible avec toute une gamme d'appareils et utilise le cloud pour vous permettre d'accéder à tous vos documents sur des ordinateurs, des tablettes et des smartphones. Il existe également des contrôles de conformité automatiques et vous pouvez également facilement faire part de vos commentaires aux employés. Tout cela n'est pas donné, les prix commencent à 299 € (270 £, 355 $) par mois.

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M-Files peut gérer la plupart des documents et éviter les doublons.

2. M-Files

Documenter le logiciel qui détecte la duplication

Plateformes: Web, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, édition, analyse de duplication | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: MS Office, Salesforce CRM | Essai gratuit: 30 jours

Intégrations pratiquesApplications mobilesPeut être trop limité

M-Files vous fournit un système qui vous aide à gérer les documents (naturellement), à améliorer les flux de travail internes et à garantir la sécurité des informations importantes en tout temps..

Il existe un seul coffre-fort pour une multitude de fichiers, et vous pouvez facilement les trouver par client, projet, date, statut ou autre critère..

Le logiciel vise à éviter les doublons - il est assez courant de se retrouver avec deux copies du même rapport, voire plus. M-Files vous alertera si un document a été enregistré deux fois en analysant les noms et les données du projet. Vous obtenez également d'excellentes intégrations, notamment Microsoft Office et Salesforce CRM..

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MasterControl Document Control bénéficie de la confiance des organismes de réglementation du monde entier.

3. MasterControl Document Control

DMS axé sur la conformité

Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, collaboration, édition | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Non | Essai gratuit: Ressources gratuites à télécharger

Mobile optimiséSupporté par les régulateursLe manque d'intégrations

Au sein des grandes organisations, des processus et des réglementations sont souvent mis en place pour garantir la conformité des documents et leur conformité aux directives de l'entreprise. Mais lorsque vous avez une tonne de fichiers, il peut être difficile de suivre de telles règles.

MasterControl, utilisé par certains des plus grands organismes de réglementation du monde, est un logiciel de contrôle de documents qui répond à des réglementations et à des normes complexes à travers le monde. Il vise à réduire les coûts de mise en conformité et à accroître l'efficacité interne.

Le système automatise entièrement le routage, la livraison, l'escalade et l'approbation des documents essentiels. Il propose également une archive centralisée et sécurisée dans laquelle vous pouvez stocker et rechercher des fichiers professionnels..

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XaitPorter offre souplesse et collaboration pour les documents dans divers formats.

4. XaitPorter

La collaboration dans le cloud à son meilleur

Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, collaboration, édition | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Essai gratuit: Démo uniquement disponible

Entièrement optimisé pour le cloudServices de collaboration intelligents Manque de gestion des formulaires

Si vous recherchez une solution cloud pour créer des documents, vous devriez absolument consulter XaitPorter..

La grande chose à propos de ce système est qu’il est extrêmement flexible. Vous pouvez collaborer et travailler simultanément sur des documents avec des collègues, et vous pouvez facilement partager vos commentaires. Il gère également tous les aspects du flux de travail, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier du formatage, de la numérotation et de la mise en page..

XaitPorter a également quelques astuces utiles sur le plan des intégrations. Le logiciel peut fonctionner avec Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office et Dynamics, SharePoint, OpenText et Dropbox. Et il est actuellement utilisé par quelque 45 000 entreprises à travers le monde..

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Dokmee propose des solutions DMS pour le cloud, les ordinateurs de bureau et les téléphones mobiles, mais vous pouvez être mieux loti avec un abonnement multi-utilisateur.

5. Dokmee

Logiciel sécurisé pour la gestion de documents commerciaux

Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, stockage | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Avec la version Pro uniquement | Essai gratuit: 30 jours

Fonctions d'automatisationFocus sur la sécuritéLes produits meilleurs peuvent coûter cher

Dokmee donne la priorité à l'efficacité et à la sécurité en proposant un certain nombre d'offres de gestion de documents parmi lesquelles vous pouvez faire votre choix. Le bureau d'entrée de gamme Dokmee est réservé à un utilisateur unique (249 USD), mais il contient la plupart des fonctions de base d'indexation et de recherche, ainsi que des fonctionnalités d'organisation et de partage, ainsi que la plupart des fonctionnalités d'édition (sauvegarde pour le contrôle de version).

Si vous souhaitez vous prévaloir de toutes les fonctionnalités, y compris des fonctionnalités de sécurité importantes, vous devez choisir Dokmee Professional, qui permet également à plusieurs utilisateurs - et toute une gamme d’intégrations telles que les compléments Microsoft Office (pour Word). , Excel et Outlook).

Il existe également une version cloud bien conçue du DMS, bien que vous deviez contacter le fournisseur pour connaître le prix de ce produit et du package Professional. Un autre avantage est une application mobile gratuite disponible pour les appareils iOS, Android et Windows..

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