Microsoft Office reste l'option par défaut pour les logiciels de «productivité bureautique». La version la plus récente étant Office 2013, la suite de programmes est mieux connue par ses composants clés: Microsoft Word pour la production de documents, Excel pour les feuilles de calcul et PowerPoint pour les présentations..

Mais cela a un coût et pour certaines entreprises, le cloud computing et les logiciels open source offrent de meilleures options, parfois gratuitement..

Les petites entreprises ont tendance à acheter Microsoft Office avec un ordinateur, notamment parce que cette option est généralement la moins chère. La version de base d'Office 2013 pour les petites entreprises - qui inclut également Microsoft Outlook, le package e-mail et calendrier - ajoute 159 € (TVA comprise, comme pour tous les prix mentionnés ici) au prix d'un ordinateur ou d'un ordinateur portable Dell, bien que des remises soient offertes. parfois disponible.

Le cloud computing - qui consiste simplement à utiliser Internet plutôt que vos propres ordinateurs pour stocker des fichiers et des logiciels - offre une alternative. Il peut fournir un accès depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet, y compris les tablettes et les smartphones, bien que la taille de l'écran rende l'accès difficile avec ce dernier. Et vous pouvez obtenir tout ce que propose Microsoft Office, ainsi que quelques extras intéressants, gratuitement de Google au niveau de base..

Option Gmail

Gmail de Google est bien connu en tant que service de messagerie Web gratuit, mais via Google Drive (anciennement connu sous le nom de Google Docs), le cabinet propose également des équivalents de Word, Excel et PowerPoint dans un navigateur Web..

Ceux-ci ont des avantages: les fichiers sont disponibles n'importe où et peuvent être utilisés simultanément par plusieurs personnes situées à plusieurs endroits, les utilisateurs pouvant ainsi voir ce que font leurs collègues..

Il est également possible de créer des liens dans d'autres services Google, tels que Fusion Tables, qui génère des cartes avec des pointeurs cliquables à partir de feuilles de calcul. Analytics, qui analyse le trafic Web; et son service publicitaire payant AdWords. Ces derniers peuvent tous utiliser le même identifiant, bien que certains aient peu d'intégration avec d'autres services Google..

Cependant, il existe des inconvénients importants. Les composants de Microsoft Office ont tendance à comporter davantage de fonctionnalités. Par conséquent, les utilisateurs avancés de feuilles de calcul devront probablement s'en tenir à Excel. En outre, de nombreux utilisateurs ont été formés ou se sont habitués à Microsoft et il est rentable, au moins à temps, de les recycler pour utiliser une solution de remplacement..

Toutefois, si votre personnel est très étendu et que vous n’avez besoin que des fonctionnalités de base du logiciel de bureau, les produits de Google peuvent être suffisants, d’autant plus que la plupart des utilisateurs disposent d’un compte Google pouvant être configuré pour leur donner accès..

Choix d'affaires

La société les regroupe dans une version de spécifications plus élevées appelée Google Apps for Business, qui fournit 25 Go d’espace au lieu de 10 Go dans la version gratuite. Il vous permet d'utiliser votre propre nom de domaine plutôt que gmail.com et une garantie de disponibilité, au prix de 3,30 € par mois par utilisateur avec un mois d'essai gratuit..

Pour ceux qui souhaitent s’en tenir à Microsoft, la société s’est lancée dans l’office Office 365, une version en nuage de sa suite logicielle qui inclut Outlook ainsi que Word, Excel et PowerPoint. Les documents peuvent être enregistrés en ligne dans le service SkyDrive de Microsoft, qui peut également être utilisé par les versions normales d'Office 2013, et les fichiers sont compatibles avec les versions de bureau de Microsoft Office 2007, 2010 et 2013..

Le service de base pour les petites entreprises coûte 3,90 £ par mois par utilisateur, ou 39,60 £ par an - soit le même tarif mensuel de 3,30 £ facturé par Google. Il a également des spécifications similaires, avec 25 Go d’espace de stockage, la possibilité d’utiliser votre propre nom de domaine, une assistance et une garantie de disponibilité, ainsi qu’un mois d’essai gratuit..

Il existe également une option de 100 £ par utilisateur et par an qui fournit le logiciel sur vos propres ordinateurs, ainsi que d'autres fonctionnalités..

Une autre option, alternative ou complémentaire au cloud computing, est le logiciel open source..

Apache OpenOffice est un package de productivité bureautique qui peut être utilisé à n'importe quelle fin sans frais de téléchargement et de licence. Ses composants, qui incluent Writer pour le traitement de texte, le tableur Calc et Impress pour les présentations (ainsi que les logiciels de dessin et de base de données), ont un niveau de fonctionnalité beaucoup plus proche de Microsoft Office que celui de Google Apps et fonctionnent comme un logiciel unique. plutôt qu'une suite de connectés.

Soutien

En termes de support, vous obtenez ce que vous payez avec un logiciel libre - il y a beaucoup de conseils en ligne, mais aucune garantie. Mais OpenOffice existe depuis 20 ans et est largement utilisé: depuis sa dernière version, 3.4, parue en mai 2012, il a été téléchargé plus de 44 millions de fois. De plus, comme avec la version «normale» de Microsoft Office, il fonctionnera hors connexion, alors que l'informatique en nuage est aussi efficace et rapide que votre connexion Internet..

Une entreprise intelligente, même avec un budget très limité, devrait envisager de mélanger et de faire correspondre. Microsoft, Google et OpenOffice peuvent tous utiliser des formats de fichier ouverts qui fonctionnent avec différents types de logiciels. Par exemple, Google et OpenOffice peuvent ouvrir les formats .doc et .dxx de Microsoft Word. Cependant, ne supposez pas que les résultats seront toujours identiques lorsque visualisé ou imprimé.

Si vous avez envie de rester dans le nuage pour les logiciels bureautiques en utilisant Google Apps ou Office 365, vous pouvez toujours fournir au personnel une version gratuite d'OpenOffice pour lui permettre de travailler en mode hors connexion..