Des recherches effectuées par l'AIM (Association pour la gestion de l'information et des images) ont révélé que 77% des factures arrivées sous forme de pièces jointes au format PDF étaient imprimées, et que 20% des organisations numérisaient au moins la moitié de leur courrier entrant..

Le transfert de documents papier originaux vers des formats numériques aux fins d'archivage est également important dans le monde des affaires, tout comme la capacité de capturer et de partager des informations éventuellement imprimées..

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Comme le bureau sans papier ne s'est pas concrétisé, les entreprises doivent pouvoir gérer leurs besoins d'impression avec une reproduction numérique avancée, afin de fournir un flux de travail efficace. Comme le dit le Mythe du bureau sans papier: "Nous ne nous dirigeons pas vers des bureaux qui utilisent moins de papier, mais plutôt vers des bureaux qui conservent moins de papier".

Pour permettre ce mariage du papier et du numérique, le MFD (Multi Functional Device) est devenu indispensable.

Le développement des MFD a permis à la technologie de progresser à pas de géant pour fournir un appareil pouvant devenir un service central autour duquel un bureau peut orbiter. Avec les capacités d'impression et de numérisation maintenant disponibles sur les réseaux sans fil, les multifonctions offrent une sortie de haute qualité dans des formats qui ne cessent de se réduire en taille et en prix..

Andrew Hall, responsable du marketing chez Oki Systems (Royaume-Uni), a déclaré: "Choisissez un modèle capable de numériser les deux faces d'un document recto verso. Un MFD doit économiser de l'espace, augmenter l'efficacité de votre entreprise et économiser de l'énergie, mais également contrôler les économies d'énergie en mode veille est inférieure à deux watts, car l'appareil restera endormi pendant de longues périodes. "

Dan Wogan, directeur commercial des imprimantes chez Micro-P, a également déclaré: "Les dernières gammes de MFD à jet d’encre professionnelles offrent toutes les fonctionnalités et la connectivité de leurs équivalents laser. La qualité d’impression et la longévité des encres pigmentées ont ajouté la durabilité et la rapidité pour une utilisation réellement professionnelle..

"Les derniers développements dans ce domaine sont l'introduction de têtes d'impression fixes de pleine largeur sur les machines de bureau de Brother et HP, permettant un changement radical de la vitesse d'impression et une plus grande durabilité des pièces non mobiles. Nous ' On parle maintenant de 70 à 100 pages par minute. "

Les combinaisons impression, numérisation, copie et télécopie se traduisent également par davantage de communication et d'intégration au sein d'une entreprise..

Avec la banalisation des réseaux sans fil à grande capacité, les MFD utilisent de plus en plus le cloud en tant que moyen de communication. En effet, le nouveau MFD C2665dnf de Dell offre un faible encombrement et la technologie NFC (Near Field Communication), qui imprime via ce que l’entreprise appelle "Tap and Print" - connectant les périphériques mobiles à un concentrateur de documents basé sur le cloud offrant encore plus de flexibilité aux utilisateurs de le MFD.

"L'une des principales tendances observées sur le marché des dispositifs multifonctions est le passage à la connectivité", a déclaré Anil Jagpal, directeur du marketing européen chez Canon Europe. "Les clients exigent de plus en plus que les technologies de bureau leur permettent de gérer leurs documents, du papier au numérique, en passant par divers appareils mobiles et connectés à Internet..

«Les systèmes multifonctions doivent donc fournir des fonctionnalités de connectivité essentielles telles que le Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print ou une application d’impression mobile dédiée. Ces fonctionnalités peuvent créer un environnement de travail plus flexible et plus productif et garantir une impression facile dans les environnements de petite entreprise et de bureau. groupes de travail occupés. "

Un domaine souvent négligé est la sécurité des dispositifs multifonctions pouvant être utilisés pour numériser, copier et télécopier des documents extrêmement sensibles..

Ici, l’utilisation du MFD devrait être couverte par les politiques de sécurité plus larges de l’entreprise. Les dispositifs multifonctions peuvent être sécurisés de différentes manières, notamment en utilisant des codes PIN pour accéder à la machine. Si la machine est disponible sur un réseau, une adresse IP statique doit être utilisée pour le MFD, la machine ayant un accès limité derrière le pare-feu de la société. L'utilisation de clés USB peut également être restreinte pour réduire le risque de perte ou de vol de données sensibles.

Liste de contrôle

Pour vous assurer que votre MFD répond aux besoins de votre entreprise, suivez cette liste de contrôle:

1. La machine envisagée par votre entreprise peut-elle gérer la capacité nécessaire??

Les MFD sont de toutes formes et tailles. Beaucoup sont destinés au marché intérieur. Examinez attentivement la capacité indiquée et adaptez-la à la charge de travail de votre entreprise..

2. Quelle est l'importance de la qualité de la numérisation et de l'impression?

Un grand nombre des derniers MFD utilisant la technologie d’impression que l’on ne trouvait jusqu’à présent dans les imprimantes laser haut de gamme. Regardez des exemples d'impression et de sortie numérisée avant de faire votre choix..

3. La capacité de télécopie est-elle nécessaire??

La télécopie est loin d’être un moyen de communication mort, de nombreuses grandes entreprises en ont toujours besoin. Examinez la capacité de télécopie du MFD, qui utilisera probablement le cloud ainsi que la numérotation directe vers un autre télécopieur..

4. Votre entreprise aura-t-elle besoin de gérer des informations sensibles??

L'accès aux fonctions d'un MFD doit être contrôlé à l'aide d'un code PIN ou d'un mot de passe. Assurez-vous également que le MFD imprime uniquement les copies requises pour assurer la sécurité des données. Et réfléchissez si le port USB doit être désactivé.

5. Votre entreprise nécessite-t-elle une impression à distance??

Avec l'essor du BYOD (Apportez votre propre appareil), l'impression à partir d'appareils mobiles est rapide et efficace. Examinez attentivement les applications qui utiliseront le MFD pour vous assurer qu'elles se connectent en toute sécurité..

Un MFD peut être un actif rentable sur lequel une entreprise peut construire son flux de travail. Maintenant que les MFD arrivent avec un certain nombre de configurations, il est essentiel d’évaluer les besoins de votre entreprise et de les faire correspondre au bon MFD..

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