Introduit dans Mac OS X 10.2 en tant que gestionnaire de contacts indispensable, le carnet d'adresses et les informations qu'il contient ont désormais été intégrés dans une grande partie de Mac OS X. Ouvrez un nouveau message dans Mail, par exemple (voir Fichier > Nouveau message ou utilisez le raccourci clavier

Cmd + [N]

), et dans la barre d’outils se trouve l’icône du carnet d’adresses.

Cliquez dessus pour accéder aux adresses électroniques de tous vos contacts, y compris ceux qui n'apparaissent pas automatiquement dans le champ À. L'une des fonctionnalités les plus négligées du carnet d'adresses est sa capacité à imprimer des étiquettes d'adresse sur les feuilles A4 standard Avery que vous pouvez acheter dans la plupart des magasins d'articles de papeterie..

Cependant, obtenir les informations dans le carnet d'adresses est un art en soi. Par exemple, une cliente qui était passée de Windows avait près de 1 000 contacts dans sa base de données Access 2007. Elle imprimait les étiquettes de publipostage depuis son PC à l'aide de l'assistant dédié de l'application. L'une des premières tâches à effectuer consistait donc à transférer toutes ces informations sur son Mac..

Si vous voulez le faire vous-même, commencez par choisir Fichier > Exportation dans Access (ou FileMaker) et exportez vos tableaux sous forme de variable séparée par des virgules (.CSV) fichier ou sous forme de données délimitées par des tabulations (.languette).

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Importer vos données

Jusqu'ici, si simple. C’est lorsque vous importez les données dans le carnet d’adresses que vous devez garder l’esprit clair: tout d’abord, dans Carnet d’adresses, allez à Fichier > Importation > Fichier texte…

Ensuite, accédez à votre fichier CSV ou délimité par des tabulations, puis cliquez sur Ouvrir pour démarrer la boîte de dialogue Importation de fichier texte. Lorsque cela s’ouvre, la partie gauche du volet de dialogue comporte deux colonnes: la colonne de droite contient les données que vous avez exportées de votre base de données, tandis que la colonne de gauche vous permet de choisir le champ du carnet d’adresses que chaque information contiendra. traduire en.

Pour le moment, toutefois, le message «Ne pas importer» est indiqué. Sauf si votre premier enregistrement de base de données est un mannequin contenant uniquement des en-têtes de données génériques ("Prénom", "Nom de famille", etc.), vous devez supprimer la coche de la case "Ignorer la première carte", sinon vous perdrez ton premier contact.

Ensuite, au fur et à mesure que vous avancez, la moitié droite de la fenêtre de dialogue changera pour vous montrer à quoi ressemblera la carte complétée. C'est une bonne idée de faire une liste du nombre total de champs que votre carnet d'adresses devrait avoir. Si vous ne travaillez que sur un seul contact, vous risquez de manquer des informations essentielles, par exemple un numéro de téléphone portable, et de laisser ce champ vide pour tous les contacts..

Utilisez les flèches situées au bas de la boîte de dialogue pour parcourir vos contacts et vous assurer que vous avez tout. Si vous êtes satisfait, cliquez sur OK et vos données seront importées dans le carnet d'adresses. C'est toujours une bonne idée de vérifier quelques cartes - si vous avez tout gâché, allez à modifier > Annuler l'importation avant de recommencer.

Maintenant, vous pouvez trier vos contacts en, par exemple, ceux qui ont une adresse électronique et ceux qui n'en ont pas. Pour créer un groupe de tous les contacts ayant des adresses électroniques: choisissez Fichier > Nouveau groupe intelligent… , puis Email à partir du premier pop-up et est défini à partir du second. Pour les contacts sans courrier électronique, répétez cette procédure, mais choisissez n'est pas défini pour le statut de l'e-mail. Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail de groupe au premier et imprimer des étiquettes pour le second..