Pour de nombreuses entreprises qui adoptent la collaboration sociale d'entreprise, son principal attrait réside en tant que ressource d'informations capable de générer et de stocker de nombreuses données et d'être exploitée au besoin. La clé pour que cela fonctionne est de gérer les données de manière à ce qu’elles soient accessibles, utiles et sécurisées..

"Trouver des informations non structurées est un défi notoire et découvrir des idées que d'autres ont pu apporter est vraiment un défi", déclare Richard Edwards, analyste principal chez Ovum. "Utiliser de simples recherches par mot-clé est acceptable si tout le monde fait un travail diligent pour mettre en évidence les mots-clés et les hashtags.

«La technologie de recherche peut vraiment aider, mais je ne pense pas qu’il existe aujourd’hui sur le marché une solution qui aurait 10 sur 10 à cet égard. C’est quelque chose qui doit être examiné de très près.»

Il ajoute que le contenu malveillant, les programmes malveillants et l'hygiène des pièces jointes créent également des problèmes, de même que la sauvegarde et la restauration. À la fin de la vie de l'information, l'archivage et la gestion des enregistrements entrent en jeu.

Les entreprises qui viennent d'assumer leurs responsabilités en matière de sécurité et de protection des données, telles que le courrier électronique et les bases de données, peuvent se demander par où commencer..

"Dans" l'ère sociale ", il y a beaucoup de rumeurs autour du partage ouvert de tout ce que vous faites", a déclaré Alan Lepofsky, vice-président et analyste principal de Constellation Research. "Ce n'est souvent pas pratique au travail, car les organisations traitent toujours de grandes quantités de données confidentielles.

"Ce n'est pas parce que le partage est bon que les informations juridiques, financières, relatives aux brevets, à la recherche, etc. doivent être accessibles à tous les employés.

"Les logiciels sociaux ont soulevé un nouvel ensemble de problèmes de sécurité, tout comme les blogs, les wikis, la messagerie instantanée et toutes les autres formes de collaboration auparavant. Un ensemble de directives, de règles et de technologies est nécessaire pour protéger les informations.

"Par exemple, voyons ce que fait Box via des partenariats avec des fournisseurs de prévention des pertes de données tels que Code Green Networks, CipherCloud et Proofpoint."

Il ajoute: "Du point de vue du stockage, la quantité de données est rarement un problème. Ce qui commence à devenir un problème, c'est le tri, l'organisation, la recherche, etc."

Éviter la fragmentation

L'utilisation efficace de la collaboration sociale en entreprise devrait résoudre le problème de la gestion des données plutôt que de le créer. Les filiales américaine et britannique de l'équipe Digital Business de SEGA utilisent Huddle pour éviter la fragmentation des informations entre les équipes et garder une trace des versions de contenu..

Toutes les conversations et les commentaires sur le contenu sont stockés dans un seul endroit.

"Pour les projets de jeu, il est crucial de s'assurer que tout le monde est synchronisé et travaille avec les derniers documents. Les documents de conception de jeux sont constamment peaufinés et mis à jour constamment. Il serait donc pénible de chercher dans les pièces jointes des courriels pour s'assurer que vous regardez bien au plus tard." version ", déclare Chris Olson, vice-président, affaires numériques.

"Avec Huddle, nous pouvons voir quels changements ont été apportés à quels fichiers et par quels membres de l'équipe et revenir à d'anciennes versions si nécessaire. Pour nos équipes au Japon, les tableurs sont toujours l'outil de choix de facto et ils peuvent parfois devenez plutôt difficile à manier, le contrôle et le suivi des versions sont donc particulièrement utiles. "

Avant d’adopter Huddle, l’équipe s’appuyait sur la messagerie électronique, les lecteurs réseau partagés et les protocoles de transfert de fichiers pour collaborer à des projets..

"Mais lorsque le producteur du jeu est basé en Angleterre et que l'équipe marketing du même jeu se trouve dans un bureau en Californie, tout le monde finit par se noyer dans les courriels et cela devient rapidement difficile à manier", a déclaré Olsen..

"Nous avons des systèmes existants, tels que SharePoint, utilisés ailleurs dans l'entreprise, mais nous souhaitions une solution moins complexe, plus lourde et plus innovante qui nous permet de faire le travail et de travailler efficacement avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur du pare-feu. Nous avions également brièvement envisagé Yammer (avant l’achat de la société par Microsoft) et nous avons estimé qu’il était moins axé sur la productivité que sur la création d’un réseau social pour votre société. "