Quelle que soit votre activité, il est probable qu’une personne ou une équipe responsable de la gestion de projet se trouve dans votre organisation..

S'ils gèrent plusieurs projets, jonglent avec le regroupement des projets, supervisent les flux de travail et répartissent les tâches, leur travail devient davantage lié à la planification des ressources. Cela signifie qu'ils ont besoin de savoir qui fait quoi, où et quand et qu'ils doivent déterminer si toutes les ressources sont utilisées de la manière la plus intelligente qui soit..

Ils peuvent utiliser divers outils pour organiser les ressources à leur disposition, qu'il s'agisse de personnes, d'équipement, de machines ou de bureaux. Certaines personnes planifient des ressources à l'aide de feuilles de calcul Excel et d'un assortiment d'autres outils peu sophistiqués, notamment des calendriers, des tableaux blancs et des blocs-notes. Que ces choix soient faits pour des raisons d'économie ou par manque de connaissance d'une meilleure alternative, leur incapacité à utiliser un logiciel de planification de ressources spécialisé leur coûte probablement du temps, de l'argent et le respect des joueurs de l'équipe et de la direction.

  • Nous avons également mis en avant le meilleur logiciel de gestion de projet

Comment les feuilles de calcul sap time

Lors de l'utilisation de feuilles de calcul, la création manuelle de paramètres, la duplication de données et le calcul du temps d'utilisation des ressources sont des processus laborieux. Les feuilles de calcul détestent également les changements. Si vous avez déjà suivi le processus de fusion de cellules qui fusionnent pour vous permettre d'adapter un plan de ressources dans Excel, vous serez douloureusement conscient de ses limites et de sa capacité à perdre du temps..

En tant qu'outil collaboratif, les feuilles de calcul fonctionnent mal. Il est très difficile de coordonner les entrées de plusieurs personnes dans le même tableur. Une fois le message envoyé à l'équipe, personne ne sait quels changements sont en train d'être apportés, ni quelle est la dernière version "définitive" sur laquelle travailler. Cela peut entraîner le processus de planification et créer du travail supplémentaire pour que quelqu'un puisse résoudre les modifications conflictuelles.

Pas de pénurie de données, mais qu'est-ce que cela signifie??

Excel peut générer d’énormes quantités d’informations. C’est formidable pour ceux qui sont familiarisés avec le logiciel, mais cela peut être un champ de mines pour ceux qui ne savent pas comment tirer le meilleur parti de ses capacités analytiques. Sans une formation adéquate, il peut être difficile d'analyser la grande quantité de données représentées pour obtenir des informations utiles. Des informations peu claires ou trompeuses résultant d'une mauvaise analyse des données et de la production de rapports peuvent conduire à de mauvaises décisions commerciales, ce qui pousse les entreprises dans la mauvaise direction..

Il n'y a pas de retour en arrière

S'accrocher aux données historiques peut être un problème avec les feuilles de calcul Excel, alors qu'un logiciel de planification de ressources spécialement conçu est souvent bien équipé pour fournir des détails sur la façon dont un plan a été développé et modifié, en traçant les moments clés de la chronologie d'un projet.

Certains diront peut-être qu’être rétrospectif n’est pas utile en affaires: pourquoi regarder en arrière alors que vous devriez avancer à tout moment? Cependant, les chefs de projet que nous rencontrons partagent généralement l’opinion selon laquelle il est essentiel pour le processus d’apprentissage de savoir ce qui s’est passé, ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, qui permet d’assurer un meilleur succès du projet. Détecter les tendances et les pièges courants les aide à réfléchir et à prendre des décisions éclairées qui les aident à prospérer.

L'illusion économique

De nombreux chefs d'entreprise hésitent à dépenser de l'argent en logiciels spécialisés pour la planification des ressources, préférant continuer à utiliser Excel, qu'ils perçoivent comme étant gratuit, car c'est quelque chose qu'ils possèdent déjà. Cependant, en réalité, les feuilles de calcul Excel ne sont pas le bon outil pour la planification des ressources, ni une option gratuite. Des frais de licence doivent être payés pour chaque machine sur laquelle le logiciel est exécuté, et des frais supplémentaires seront nécessaires pour les mises à jour et la maintenance..

Obtenez le respect pour une meilleure planification

L'échec de Spreadsheets à permettre une collaboration en temps réel peut entraîner des pannes coûteuses en communication. En outre, ils ne sont pas bien adaptés au processus de suivi de l'utilisation des ressources et des charges de travail. En conséquence, les chefs de projet peuvent prendre des décisions mal informées conduisant à des membres d’équipe sous-sollicités ou surchargés..

Que les employés s'ennuient ou soient au bord de l'épuisement professionnel, le manque d'équilibre de la charge de travail soulève des problèmes. Lorsque les talents d'un employé ne sont pas exploités, cela peut provoquer du ressentiment. D'un autre côté, s'ils se sentent trop sollicités, ils peuvent facilement laisser tomber quelques balles et ne pas respecter les délais. Lorsque cela se produit, ils peuvent devenir le bouc émissaire de l'échec d'un projet, ce qui est mauvais pour leur santé et leur estime de soi..

Pour une culture d'équipe heureuse et positive, il est important d'utiliser un logiciel qui clarifie la vision globale et les responsabilités de chacun. Avec la transparence sur qui est responsable de quoi, ses jalons, ses échéances et ses dépendances, l'équipe et la haute direction seront rassurées du fait que les projets sont sur la bonne voie..

Fitch Excel pour être efficace

Il est clair que la planification des ressources de gestion de projet est mieux réalisée avec un outil spécialement conçu à cet effet. Un logiciel qui facilite le travail d'équipe productif et peut être adapté à mesure que le plan change. Il existe de nombreuses plates-formes de planification des ressources disponibles, il est donc important de comparer leurs fonctionnalités et, idéalement, de tester gratuitement un logiciel afin de trouver la solution adaptée à votre entreprise..

Certaines fonctionnalités à surveiller qui rendent la planification des ressources plus efficace incluent: la possibilité de voir les mises à jour en temps réel, la planification par glisser-déplacer, la visualisation et le reporting faciles des données, des vues personnalisées pour avoir une vue d'ensemble et les détails, des fonctions personnalisées. palettes de couleurs, jalons et dépendances des tâches, suivi de l'utilisation des ressources et synchronisation du calendrier Google.

Le choix du bon outil pour le travail peut avoir un impact considérable. Un meilleur leadership et une communication et un travail d'équipe améliorés faciliteront grandement la réalisation des projets dans les délais et le budget impartis. Permettre aux gestionnaires de déplacer les ressources rapidement et d'identifier les problèmes avant qu'ils ne causent des problèmes importants crée une plus grande efficacité.

Dans un climat économique mondial turbulent, les entreprises doivent rechercher des méthodes intelligentes pour favoriser la clarté et une vision partagée par tous les employés. En tant qu’outil de planification des ressources et de gestion de portefeuille de projets, Excel a peut-être fait son temps.

Ivar Veenpere, co-fondateur de Gantique

  • Obtenez vos projets sous contrôle avec notre guide du meilleur logiciel de gestion de projet