Au fur et à mesure du développement de la technologie, la vidéoconférence est passée d’un service installé coûteux, accessible uniquement aux très grandes organisations, à une plate-forme pratique pour toutes les tailles d’entreprise..

Les économies de coûts sont généralement le principal facteur à l'origine de l'utilisation accrue des systèmes de vidéoconférence, avec la promesse de supprimer le besoin de se déplacer pour des réunions en face à face. Par exemple, Cisco a annoncé avoir réduit son budget de voyages de 740 millions à 240 millions de dollars en utilisant la technologie.

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Les entreprises se rendent compte qu'il est maintenant possible de remplacer certains voyages d'affaires de routine par la vidéoconférence, mais cela offre plus que cela. De plus en plus d'opérations sont désormais gérées par des équipes distantes et, avec la fragmentation croissante des entreprises sur de grandes distances, elles ont compris que la téléconférence pouvait prendre en charge l'intégration des équipes et des bureaux.

Les systèmes de vidéoconférence et de téléprésence sont souvent utilisés de manière interchangeable, bien qu'ils soient très différents et qu'ils aient leurs propres applications. Le premier est familier à toute entreprise qui utilise Skype, par exemple, pour passer des appels vidéo.

La téléprésence offre une plus grande fidélité visuelle et sonore, ainsi qu'une expérience plus immersive et plus chère, généralement destinée aux grandes entreprises. Les systèmes disponibles chez Cisco en sont un bon exemple..

Avec un certain nombre de plates-formes maintenant disponibles pour tous les budgets, le temps n'a jamais été aussi idéal pour équiper une entreprise d'installations de vidéoconférence. De plus, à mesure que la technologie évolue sur les plateformes mobiles, les entreprises peuvent désormais tirer parti des avantages que cela peut apporter à leurs organisations..

Approche avec soin

Comme le conclut un rapport de Frost & Sullivan sur le sujet, le déploiement de la vidéoconférence mobile doit être abordé avec prudence.

"Les entreprises qui souhaitent tirer parti de cette nouvelle méthode de travail devraient proposer à leurs employés une solution de visioconférence mobile qui fonctionne sur tous les appareils et sur tous les réseaux", indique-t-il. Pour permettre la collaboration visuelle mobile entre leurs employés, partenaires et clients, certaines entreprises se contentent de services grand public tels que Skype et Facetime..

"Mais comme le sait tout responsable informatique, de tels services n'offrent pas la sécurité et le contrôle d'une solution de niveau entreprise. Cela en fait des options risquées pour la plupart des entreprises.

"Frost & Sullivan recommande aux entreprises de déployer une solution vidéo mobile de qualité professionnelle."

Pour décider quel système de visioconférence ou de téléprésence convient le mieux à une entreprise, vous devez prendre en compte un certain nombre de facteurs..

L'une consiste à déterminer si l'entreprise doit connecter plusieurs utilisateurs à des bureaux distants. Si tel est le cas, les systèmes à faible coût utilisant des webcams et des services tels que Skype et GoToMeeting sont parfaits..

Mais comme le souligne Frost & Sullivan, il est nécessaire de réfléchir à la fiabilité et à la robustesse des systèmes. Investir dans des services d'entreprise peut offrir plus de fiabilité.

Deuxièmement, quel niveau de qualité d'image sera nécessaire? Les webcams haute définition sont maintenant disponibles chez un certain nombre de fournisseurs et peuvent être facilement connectées à n'importe quel Mac ou PC..

Toutefois, si votre entreprise a besoin de se connecter avec des clients pour des présentations, les systèmes de téléprésence peuvent être mieux adaptés..

Troisièmement, le système de vidéoconférence doit-il être évolutif??

Une utilisation ad hoc rendrait difficile la justification d'un investissement dans des installations construites à cet effet. Mais lorsque vous investissez dans du matériel de prise de vues, recherchez le meilleur de la race, qui produira une qualité haute définition, car il s'agit maintenant de la référence en matière de vidéoconférence..

Ensuite, considérez combien de bande passante sera nécessaire. Ceci est souvent négligé, mais la bande passante nécessaire au bon fonctionnement de la vidéoconférence peut être importante.

Il est essentiel d'examiner de près la bande passante disponible et l'impact probable de la vidéoconférence de routine sur la connexion Internet d'une entreprise. Il faudra souvent une mise à niveau de la bande passante.

Enfin, les membres du personnel devront-ils accéder aux services de visioconférence mobiles? Alors que le smartphone est devenu un outil commercial omniprésent et que la tablette PC a transformé le mode de fonctionnement des entreprises, la vidéoconférence en déplacement devient rapidement un service essentiel que les entreprises doivent déployer..

La sécurité peut également être un problème majeur. Les responsables informatiques habitués à la gestion des VPN, par exemple, pourraient avoir à envisager d'autres options, car les réseaux pourraient ne pas offrir les niveaux de sécurité requis lors de la transmission de certains contenus vidéo..

Il est essentiel de traiter cet aspect de la vidéoconférence dans tout déploiement de système..

La technologie utilise de plus en plus le codage vidéo évolutif (SVC), une extension du codec H.264 établi, généralement utilisé pour la vidéo haute définition. Utilisé avec la bonne architecture, le SVC peut fournir une vidéo de haute qualité sans nécessiter de bande passante considérablement supérieure..

Cependant, prenez votre temps pour évaluer vos besoins afin de vous assurer que votre entreprise dispose d'une bande passante suffisante..

Les systèmes de vidéoconférence et de téléprésence peuvent également fournir bien plus que la vidéo. Par exemple, l’intégration avec les tableaux blancs numériques est désormais un composant essentiel de ces plates-formes, car elle élargit la portée des informations pouvant être partagées..

Facteur vert

Les systèmes vidéo peuvent aider à offrir des avantages écologiques. Par exemple, Vodafone a annoncé avoir réduit ses émissions de carbone de plus de 5 000 tonnes par an, l'entreprise ayant éliminé plus de 13 000 vols effectués par son personnel au cours d'une année donnée..

Ils peuvent également générer des gains d'efficacité: les recherches de Cisco ont montré que la collaboration vidéo peut faire gagner en moyenne plus de deux heures par semaine..

En outre, il est important de faire correspondre le système de vidéoconférence non seulement aux besoins actuels, mais également de gagner en flexibilité, car ces systèmes continuent de se développer dans tous les aspects des pratiques commerciales..

Avant qu'une entreprise n'achète un système, il est essentiel de voir la technologie en action. Une taille unique ne convient pas à tous avec cette technologie, il devrait donc essayer de regarder les systèmes sur une liste restreinte dans des scénarios similaires à la manière dont elle utilisera la plate-forme au quotidien..