introduction

Nous osons dire que vous êtes un touche-à-tout avec Microsoft Word. Vous pouvez écrire une lettre. Vous pouvez effectuer des tâches administratives. Peut-être êtes-vous même capable de réaliser un publipostage sans faille. Mais beaucoup d’entre nous ne vont pas au-delà des fonctionnalités les plus élémentaires de Microsoft Word.

Dans cet esprit, nous sommes ici pour vous montrer dix façons de tirer le meilleur parti de Word, de la rationalisation des interfaces aux pratiques de travail, afin d'améliorer l'apparence de vos documents et de leur donner vie plus rapidement..

Notez que nous exécutons Office 2016 sous Windows 10 ici, mais vous pourrez exécuter la plupart de ces astuces sur toutes les versions de Microsoft Word post-2010, et elles sont même applicables si vous utilisez Microsoft. Word sur un Mac.

  • Consultez également nos meilleurs conseils Excel 2016, ainsi que nos conseils PowerPoint 2016 et Outlook 2016
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1. Configurez le ruban

Pourquoi ne pas commencer par faire en sorte que l'interface du ruban - controversée, même après tout ce temps - fonctionne pour vous? Allez dans Fichier> Options, puis allez dans Personnaliser le ruban. Cliquez sur Nouvel onglet, cliquez avec le bouton droit sur votre onglet et sélectionnez Renommer pour le nommer, puis faites-le glisser pour définir l'emplacement souhaité dans la barre d'outils..

Vous pouvez maintenant faire glisser vos contrôles les plus fréquemment utilisés de la colonne de gauche vers le nouvel onglet de ruban personnalisé, en utilisant le contrôle Nouveau groupe (en renommant le cas échéant) pour les diviser en sections bien ordonnées. Vous pouvez même renommer les outils eux-mêmes ou leur donner de nouvelles icônes en utilisant le menu contextuel..

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2. Conseils de style

Si vous créez un document volumineux, il est impératif de le rendre cohérent - vos lecteurs le remarqueront s’il est omniprésent. Au lieu de formater manuellement les polices et les grammages de votre document, sélectionnez le texte et utilisez le panneau Styles de l'onglet Accueil pour appliquer différents styles (texte normal, en-têtes, guillemets, etc.)..

En peignant votre texte de cette manière, vous pouvez facilement appliquer l’un des formats de document intégrés à Word (disponible dans l’onglet Création) pour transformer complètement votre document en un clic ou reconfigurer des styles individuels (cliquez dessus avec le bouton droit de la souris dans le panneau Styles). changez-les dans tout le document. Cela vous permettra également d’utiliser les outils de table des matières intégrés de Word sans autre bricolage..

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3. Faites une note

La mise en surbrillance est plus qu’un moyen d’ajouter une jolie couleur à vos documents. Commencez par passer en mode surbrillance en sélectionnant l'outil approprié dans le panneau Police de l'onglet Accueil, puis faites glisser votre souris sur le texte que vous souhaitez surligner. Vous pouvez également d'abord sélectionner le texte, puis appuyer sur [Ctrl] + [Alt] + [H] pour le mettre en surbrillance..

Lorsque vous venez de vérifier votre document, ouvrez l'outil de recherche - [Ctrl] + [F] - puis passez à la boîte de dialogue Recherche avancée en cliquant sur la flèche déroulante du champ de recherche et en sélectionnant l'option appropriée..

Cliquez sur Plus >>>, cliquez sur le bouton Format en bas de la fenêtre, puis sélectionnez Surligner. Vous pouvez maintenant appuyer sur [Entrée] dans la zone "Rechercher" pour parcourir chaque zone en surbrillance de votre document. Ou pourquoi ne pas essayer le contraire? Cliquez à nouveau sur Format> Surligner, et vous rechercherez du texte non surligné, ce qui vous permettra de marquer des parties de votre document lorsque vous aurez terminé..

Sélectionnez tout votre document avec [Ctrl] + [A] lorsque vous avez terminé, puis définissez la surbrillance sur "Aucune couleur" pour le supprimer complètement..

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4. Nouveaux raccourcis

Dans la dernière astuce, nous étions obligés de parcourir le long chemin pour accéder à la boîte de dialogue de recherche avancée, car le raccourci clavier [Ctrl] + [F] est plutôt attribué au panneau de navigation beaucoup moins utile. Cette injustice est facilement corrigée si nous générons notre propre raccourci.

Revenez au concepteur de ruban que nous avons utilisé à la première étape (Fichier> Options> Personnaliser le ruban) et cliquez sur le bouton Personnaliser situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Trouvez l'onglet "Accueil" dans la colonne de gauche, puis "EditFind" dans la colonne de droite. Vous verrez qu'il n'y a rien répertorié dans la boîte à clés actuelle; Cliquez simplement sous "Appuyez sur la nouvelle touche de raccourci" et appuyez sur votre combinaison personnalisée (vous pouvez même utiliser les touches [Ctrl] + [F] pour remplacer le raccourci d'origine), puis cliquez sur Assigner pour la définir..

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5. Accès rapide

Trouvez les fonctionnalités dont vous avez besoin encore plus rapidement que vous ne le pouviez avec le ruban en les attachant à la barre d'accès rapide, cette zone située en haut à gauche de l'écran, au-dessus des onglets du ruban. Par défaut, cela inclut des raccourcis pour enregistrer, annuler et rétablir - tout cela est très pratique, mais que se passe-t-il si vous exécutez une autre fonction avec une plus grande régularité?

Cliquez sur la flèche déroulante dans la partie droite de la barre d'outils, sélectionnez Autres commandes, puis cliquez sur le bouton Ajouter >> pour déplacer les éléments sélectionnés du volet gauche au volet droit. Vous pouvez également cocher la case au bas de cette fenêtre pour placer la barre d'accès rapide au-dessous du ruban, mais c'est potentiellement un gaspillage de l'écran..

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6. Citation nécessaire

De nombreux documents nécessitent une bibliographie appropriée et Word inclut des outils facilitant la création. Rendez-vous à l'onglet Références pour les trouver et utilisez le bouton Insérer une citation pour placer une référence à l'emplacement actuel du curseur. Lorsque vous ajoutez des citations au fur et à mesure, vous n’avez (heureusement) pas besoin de les remplir entièrement. Vous pouvez insérer un texte d’espace réservé pour vous rappeler les données exactes que vous devez saisir et y revenir plus tard pour les remplir. Dans les blancs.

Une fois que vous avez inséré un espace réservé pour la citation, passez votre souris dessus et cliquez sur la flèche déroulante située à droite. Choisissez Modifier la source et entrez les données appropriées pour votre citation. La valeur par défaut est "Livre", mais vous pouvez choisir parmi de nombreuses autres sources. Vous pouvez maintenant insérer une bibliographie à la fin de votre document, également à partir de l'onglet Références - assurez-vous de la mettre à jour avant la publication, car elle ne reflète pas automatiquement les modifications apportées aux citations..

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7. Recherche intelligente

Peut-être un outil plus adapté aux documents que vous lisez plutôt que d'écrire, Smart Lookup (sélectionnez un texte, faites un clic droit dessus et sélectionnez, vous l'avez deviné, Smart Lookup) peut vous aider à trouver plus d'informations sur le texte de vos documents en faisant une recherche soignée Bing dans une colonne sur le côté. Cliquez sur Définir en haut de cette colonne pour obtenir une définition du mot dans le dictionnaire Oxford..

Tant que vous êtes connecté à Internet, vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour récupérer des synonymes rapides pour les mots et approfondir davantage dans le menu des synonymes pour les rechercher plus en profondeur dans la barre latérale d'un thésaurus..

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8. Voir plus d'options

Plus vous explorez le ruban, moins il est contraignant. Vous avez peut-être remarqué que certains groupes de rubans avaient une petite icône dans le coin inférieur droit. Cliquez dessus pour développer les options de ce groupe dans la sélection complète de Word. Cela prendra la forme d'une fenêtre contextuelle, d'une barre latérale ou d'un panneau de survol en fonction du groupe d'options que vous avez développé..

Les deux derniers sont utilement interchangeables et facultatifs - cliquez et faites glisser le haut d'une barre latérale pour le transformer en panneau, ou faites glisser un panneau en survol vers le bord de la fenêtre de Word pour l'ancrer en tant que barre latérale. Les barres latérales peuvent être placées côte à côte, à condition que vous disposiez de suffisamment d’écran..

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9. Beaucoup de clips

Le Presse-papiers de Word contient beaucoup plus que la mémoire Windows à élément unique. Vous pouvez stocker jusqu'à 24 éléments à la fois - il vous suffit d'appuyer deux fois sur [Ctrl] + [C] pour le faire apparaître et voir ce qui est actuellement mémorisé..

Mais saviez-vous que ce n'est pas le seul presse-papiers de Word? Vous pouvez également utiliser un outil presque caché appelé la pointe pour rassembler des morceaux de texte dans une ligne ordonnée. Sélectionnez le texte que vous souhaitez couper et appuyez sur [Ctrl] + [F3] pour l'ajouter à la pointe. Répétez le processus autant de fois que vous le souhaitez pour faire croître la pointe. Lorsque vous êtes prêt à récupérer votre texte, appuyez sur [Ctrl] + [Maj] + [F3] ou tapez 'spike' (sans les guillemets) et appuyez sur [Entrée]..

Le texte sur la pointe reste même entre les sessions - vous pouvez le visualiser en choisissant Parties rapides> Insertion automatique dans l'onglet Insertion..

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10. Blocs de construction

Lorsque vous construisez un document, il peut être tentant de former manuellement tous ses composants à l'aide des outils de conception de Word. une zone de texte ici, un pied de page de fantaisie là-bas. C'est certainement possible, mais cela prend du temps et des efforts qui pourraient être mieux dépensés pour écrire.

Essayez plutôt l'énorme collection de blocs de construction de pages de Word (Insertion> Parties rapides> Organiseur de blocs de construction). Ce sont de beaux objets rapides que vous pouvez insérer en un instant pour ajouter du style à vos documents. S'ils ne correspondent pas parfaitement à votre style, vous pouvez modifier le dessin et utiliser Insertion> Composants rapides> Enregistrer la sélection pour les conserver dans votre fichier la prochaine fois que vous en aurez besoin..

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