introduction

Présenter des idées avec concision et style peut être la fonction la plus critique - et la plus angoissante - du monde de l'entreprise. La plupart d'entre nous utilisons l'application PowerPoint d'Office 2016 pour transformer des discours ennuyeux en présentations interactives, en gardant l'intérêt de notre public et en renforçant la concentration. Mais il y a plus que des diapositives fades; si vous voulez avoir un impact, vous feriez mieux de vous familiariser avec le logiciel.

Nous avons réuni dix principaux conseils pour PowerPoint 2016: des éléments qui vous aideront à concevoir plus rapidement et plus efficacement, ainsi que des modifications cachées qui pourraient vous permettre d'économiser votre présentation. La plupart fonctionneront également avec les versions antérieures de PowerPoint et sur la version Mac d’Office avec les réglages de raccourci appropriés. Bonne chance!

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1. Texte aléatoire

Le design et le contenu ne doivent pas nécessairement aller de pair. Il n'est pas inconcevable de vouloir créer des diapositives accrocheuses avant de savoir exactement ce qui se passe dessus, et PowerPoint est doté d'un outil intégré pour vous aider à créer un texte fictif..

Cliquez simplement dans une zone de texte, tapez = rand (), puis appuyez sur la touche [Entrée] pour générer un passage de texte, ou utilisez = lorem () pour afficher un remplisseur standard 'lorem ipsum'. Vous pouvez également entrer un nombre entre crochets pour déterminer le nombre de paragraphes avec lesquels vous pensez travailler. Pour aller plus loin, entrez deux nombres: = lorem (2,3) générera deux paragraphes de trois phrases chacun.

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2. Tracer des équations

Les présentations avec un penchant mathématique bénéficieront d'équations claires et bien conçues. Nous savons tous à quel point cela peut être difficile à organiser - et personne ne veut vraiment recourir à LaTeX s’il n’y est pas obligé. PowerPoint 2016 comprend un nouvel outil qui facilite cette tâche: la fonction Encre.

Allez dans l'onglet Insertion et cliquez sur Équation pour afficher un nouveau groupe de fonctions. Cliquez sur le bouton Equation de l'encre et tracez votre équation sur la grille jaune. Si vous êtes assez clair avec votre gribouillis, PowerPoint le convertira automatiquement en symboles appropriés. Sinon, utilisez l'outil Sélectionner et corriger pour dessiner le symbole mal interprété et sélectionner le symbole correct. Appuyez sur insérer lorsque vous avez terminé.

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3. Compétences de sélection

Bien que beaucoup soutiendront que les présentations PowerPoint les plus efficaces sont celles qui contiennent peu d'éléments au-delà des faits, nous savons que certaines diapositives ont tendance à être complexes. Dès que vous avez commencé à superposer des éléments et à coller du texte sur les images, il peut être très pénible d’apporter des modifications de conception..

Les utilisateurs efficaces de PowerPoint ont tendance à travailler avec le volet de sélection ouvert pour contrer ce problème. Allez dans Accueil> Sélectionnez> Volet de sélection pour l'ouvrir. Ici, vous pouvez masquer des éléments (cliquez sur l'icône du globe oculaire), les renommer (cliquer deux fois) et réorganiser rapidement leur classement sur la page à l'aide des icônes en forme de flèche..

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4. Utilisez les grilles

Oui, il y a de bonnes chances que vous n'ayez pas manqué cet aspect de PowerPoint, mais ne sous-estimez pas à quel point il est important d'utiliser les outils de présentation du programme (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le presse-papier, sélectionnez Grille et Guides) pour verrouiller votre dessins.

Nous vous recommandons d'activer la capture et l'affichage de la grille, au moins pendant l'esquisse, ou de survoler le bouton Grille et guides pour créer des guides verticaux et horizontaux. Les objets que vous déplacez ou redimensionnez ont tendance à se verrouiller sur ces marqueurs subtils, vous permettant de rester sur la bonne voie sans être liés à une structure formelle..

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5. Documents à imprimer

Imprimer un jeu de diapositives une page à la fois est une perte de temps et un peu inutile, en particulier si vos diapositives sont bien conçues - elles devraient fonctionner comme un accompagnement de tout ce dont vous parlez, pas comme une copie textuelle. Mais les diapositives peuvent être utiles si vous les utilisez correctement.

Nous recommandons la configuration '3 diapositives' - vous la trouverez dans la boîte de dialogue Imprimer du menu Fichier. Cela ajoute un ensemble de lignes à côté de vos diapositives, fournissant un point de référence pratique et un espace pour que votre public puisse prendre des notes. Ou, si vous souhaitez partager les diapositives avec une transcription de votre discours ou écrire vos propres notes personnalisées, ajoutez-les pour chaque diapositive à l'aide de l'icône Notes dans la barre d'état et imprimez à l'aide du modèle approprié..

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6. Diapositives haute résolution

Vous pouvez éviter le problème de l'indisponibilité des polices - et tirer le meilleur parti des polices personnalisées que vous avez installées - en rendant votre présentation en images à plat (Fichier> Enregistrer sous, sélectionnez PNG comme type de fichier), puis en les réinsérant dans un diaporama noir. avant de partir pour le livrer. Vous pouvez également exporter votre deck au format PDF (Fichier> Exporter) pour les moments où PowerPoint n'est peut-être pas installé sur la machine que vous êtes censé présenter..

Mais voici le problème: PowerPoint, par défaut, enregistre dans une résolution extrêmement faible. Vos diapositives ont tendance à être terribles lors du rendu. Cela nécessite un peu de magie pour l'édition du registre: ouvrez l'Éditeur du Registre en appuyant sur [Windows] + [R] et en tapant regedit, puis dirigez-vous sur HKEY_CURRENT_USER / LOGICIEL / Microsoft / Office / 16.0 / PowerPoint / Options - vous devrez peut-être modifier '16 .0. 'à un nombre inférieur si vous utilisez une version antérieure d'Office.

Faites un clic droit dans le volet de droite et ajoutez un nouveau DWORD. Nommez-la ExportBitmapResolution (un seul mot), cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle entrée, puis cliquez sur Modifier. Changez sa base en décimal et insérez 300 dans la case. Désormais, chaque image que vous exporterez aura une résolution nette de 300 dpi, plus que suffisant pour satisfaire tous les écrans de projection..

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7. Partage des écrans

PowerPoint comprend deux moyens puissants de projeter votre message si vous travaillez avec un logiciel. Tout d'abord, vous pouvez utiliser son outil de capture d'écran pour capturer rapidement des zones d'écran ou des fenêtres entières et les insérer directement dans vos diapositives. Allez dans Insertion> Capture d'écran et sélectionnez la fenêtre que vous souhaitez insérer (redimensionnez la fenêtre de votre choix avant de la sélectionner ici) ou utilisez l'outil de découpage d'écran pour importer une région spécifique. PowerPoint s'abaissera automatiquement si vous utilisez cette dernière option.

L'outil d'enregistrement d'écran de PowerPoint, situé à droite du ruban Insertion, est très pratique. Il vous permet de présenter les fonctions du logiciel sous la forme d'une vidéo en direct, bien que cela augmente naturellement de manière significative la taille du fichier de votre deck. Vous pouvez facilement utiliser cette fonctionnalité pour créer des vidéos à utiliser en dehors de PowerPoint - il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément une fois que vous avez fini d'enregistrer et de sélectionner Enregistrer le média sous pour déposer un fichier MP4 où vous en avez besoin.

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8. Duplication

Copier et coller le contenu d'une diapositive dans une autre peut sembler une bonne idée si vous souhaitez reproduire la même structure. Mais il existe un moyen beaucoup plus rapide de le faire: sélectionnez les diapositives que vous souhaitez répliquer dans le volet de navigation de gauche, cliquez avec le bouton droit sur l’une de vos diapositives sélectionnées et sélectionnez Dupliquer la diapositive..

Vous pouvez également réutiliser rapidement des éléments d'une diapositive en maintenant enfoncée la touche [Ctrl] et en les faisant glisser. vous prendrez une copie et déposez-la partout où vous relâchez le bouton gauche de la souris. Si vous entrez dans la trieuse de diapositives (Affichage> Trieuse de diapositives), vous pouvez également utiliser cette technique pour dupliquer rapidement des diapositives entières..

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9. Peignez-le

Configurer des objets animés n’est pas particulièrement difficile, mais il peut être pénible de faire en sorte que plusieurs objets uniques utilisent les mêmes propriétés d’animation. C’est-à-dire que vous utilisez Animation Painter, qui copie rapidement les styles.

Configurez votre animation comme d'habitude, puis recherchez Animation Painter dans la partie Animation avancée du panneau du ruban d'Animation. Assurez-vous que l'objet dont vous souhaitez dupliquer les propriétés est sélectionné, cliquez sur le bouton, puis sur l'objet auquel vous souhaitez appliquer l'animation..

Besoin d'animer plus d'un objet supplémentaire? Double-cliquez sur le bouton Animation Painter et votre pinceau restera actif jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau dessus..

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10. Vidéo Web intégrée

Si vous êtes sûr que votre salle de présentation disposera d'une connexion Internet stable, vous pouvez agrémenter vos diapositives de vidéos à partir de sites tels que YouTube ou Vimeo. Ouvrez un navigateur Web et dirigez-vous vers la vidéo que vous souhaitez inclure. Trouvez son code d'intégration - cela diffère d'un site à l'autre, mais ne devrait pas être trop difficile à trouver - sélectionnez-le et copiez-le dans votre presse-papiers.

Retournez maintenant dans PowerPoint, dessinez une zone dans laquelle vous souhaitez que la vidéo apparaisse, accédez à Insertion> Vidéo> Vidéo en ligne, puis collez votre code d'intégration dans la zone appropriée. Vous pouvez redimensionner la boîte comme il convient, et même appliquer des animations et autres effets pour pimenter le contenu..

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