introduction

Outlook fait depuis longtemps partie intégrante des processus de planification de la messagerie et de la messagerie de nombreuses organisations. Et ce pour une bonne raison: solide, facile à utiliser, il conserve tout - toutes vos adresses, mails, rendez-vous et tâches - au même endroit. C'est quelque chose que tous les comptes de messagerie basés sur le Web dans le monde ne peuvent pas gérer tout à fait.

Nous avons échafaudé et fouillé pour découvrir nos meilleurs conseils favoris pour Outlook 2016 - des astuces qui rendront votre gestion des e-mails plus rapide, votre calendrier plus précis et votre vie professionnelle beaucoup plus facile. La majorité d'entre eux devraient également travailler sur des versions antérieures d'Outlook, alors n'hésitez pas à les essayer si vous n'avez pas encore mis à niveau Office 2016..

  • Consultez également nos meilleurs conseils Word 2016, ainsi que nos conseils PowerPoint 2016 et Excel 2016
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1. Pièces rapides

Lancer un nouveau produit? Donner fréquemment un support technique? Fatigué de vous répéter encore et encore dans les emails? Utilisez les Quick Parts d’Outlook pour stocker les phrases ou les paragraphes fréquemment utilisés et gagnez un temps précieux. Utilisez la fenêtre du compositeur pour taper le texte que vous souhaitez utiliser fréquemment, mettez-le en surbrillance, puis allez à Insertion> Parties rapides> Enregistrer la sélection… pour l'enregistrer dans la mémoire d'Outlook..

Vous avez maintenant deux options: utilisez Insertion> Parties rapides pour ajouter le texte ou commencez simplement à le saisir dans la fenêtre du composeur. Outlook vous donnera une indication visuelle et vous pouvez simplement appuyer sur la touche Entrée pour l'ajouter instantanément à votre message. C'est pratique pour toi.

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2. Accélérez-vous

Le temps que vous passez à traiter vos e-mails pendant la journée est souvent préférable à des activités plus importantes. Connaître les raccourcis d'Outlook est le meilleur moyen de tirer davantage parti du programme et d'accélérer les choses. Commencez par [Ctrl] + [R] pour commencer une réponse rapide au courrier électronique actuellement ouvert, [Alt] + [R] pour répondre à tous et [Alt] + [W] pour transférer un courrier. De façon confuse, [Alt] + [R] ouvrira également la vue du calendrier de la semaine de travail et [Alt] + [W] la semaine complète tant que vous serez dans le calendrier Outlook..

Comme dans le cas d'Excel, Outlook 2016 manque des outils de personnalisation des raccourcis de Word - bien que nous explorions un moyen de définir ultérieurement certains raccourcis - mais consultez le fichier d'aide pour trouver un hôte plus de raccourcis..

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3. Retarder les mails

C’est peut-être une solution pour les utilisateurs Exchange, ou les utilisateurs POP / IMAP qui n’hésitent pas à laisser leur ordinateur allumé 24h / 24 et 7j / 7, mais quand même: Outlook vous permet de programmer des courriels pour leur livraison à une heure précise. C'est utile pour les sorties programmées, la communication internationale ou simplement pour donner l'impression que vous travaillez à des heures antisociales..

Quelle que soit votre raison, il est facile d'y arriver. Écrivez votre email dans le compositeur comme d'habitude, puis allez dans Options> Diffuser la livraison. Indiquez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le message soit livré dans le fichier approprié. N'oubliez pas qu'il s'agit de l'heure locale. Réglez donc les variations internationales, puis cliquez sur OK..

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4. Dossiers de recherche

Trier votre boîte de réception peut être une tâche aussi longue et laborieuse que de répondre à ce déluge quotidien de courrier. Mais une caractéristique particulière d'Outlook signifie que vous n'avez pas nécessairement besoin de trier quoi que ce soit. Un dossier de recherche catégorisera automatiquement vos mails en fonction des termes trouvés à l'intérieur. peut-être «bon de commande» ou «facture». Ce n'est pas infaillible, mais c'est certainement utile.

Pour en créer un, cliquez sur l'en-tête Dossiers de recherche situé sous la boîte de réception que vous souhaitez gérer, puis choisissez Nouveau dossier de recherche. Il existe différents modèles - courrier marqué pour suivi, courrier non lu, etc. - mais l'option du bas vous permet de créer un dossier de recherche en fonction de vos spécifications exactes..

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5. Traiter la malbouffe

Traiter des courriels indésirables est une partie malheureuse du processus, mais vous pouvez faire plus que bloquer des expéditeurs uniques. Allez à Accueil> Courrier indésirable> Options de courrier indésirable pour accéder à la gamme complète d'anti-spam d'Outlook.

C'est à vous de décider dans quelle mesure vous souhaitez respecter les conditions d'accès de votre compte. Vous pouvez, par exemple, ajouter à la liste blanche des expéditeurs à partir de l'onglet Expéditeurs approuvés et utiliser la sélection appropriée de l'onglet Options pour envoyer automatiquement du courrier indésirable à partir de tous ceux que vous avez autorisés. Vous pouvez même utiliser l'onglet International pour bloquer l'accès à partir de domaines de premier niveau entiers..

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6. Utilisez le cryptage

Bien que cela ajoute une couche supplémentaire de tracas, la couche de sécurité supplémentaire offerte par le cryptage de messagerie peut faire la différence dans une situation critique. Outlook ne prend même pas en charge le cryptage, mais il est simple de savoir où chercher..

Allez dans Fichier> Options> Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Cliquez sur Email Security puis sur Obtenir une identification numérique pour ouvrir une fenêtre de navigateur qui vous dirigera vers différents services qui vous fourniront les informations d'identification appropriées pour chiffrer vos messages..

Une fois que vous êtes tous inscrits, retournez à l'onglet Sécurité du courrier électronique et activez l'option de cryptage appropriée - mais assurez-vous que votre destinataire dispose de la clé, sinon votre courrier ne sera pas acheminé..

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7. Étapes rapides

La section Étapes rapides du ruban Accueil vous aidera, de manière appropriée, à danser rapidement avec vos courriels. Par défaut, il contient un certain nombre d'actions couramment utilisées - déplacer des courriers dans des dossiers, les transférer à votre responsable, etc. - mais vous pouvez personnaliser le menu selon vos spécifications..

Commencez par l'agrandir en une fenêtre en cliquant sur l'icône située dans son coin inférieur droit. Cliquez sur Nouveau, sélectionnez Personnalisé, puis utilisez la liste déroulante pour sélectionner l'action que vous souhaitez automatiser. Lorsque vous êtes satisfait de votre choix, vous pouvez également lui attribuer un raccourci clavier personnalisé [Ctrl] + [Maj] + numéro, ce qui signifie que vous pouvez exécuter l'action sans quitter le clavier des mains..

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8. réglages du calendrier

Même si nous aimerions tous que nos journées soient divisées en morceaux de trente minutes, ce n'est pas toujours le cas. L’affichage du calendrier Outlook peut diviser votre journée en tranches beaucoup plus précises: il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un espace vide du calendrier, de sélectionner Afficher les paramètres> Autres paramètres et de modifier l’échelle de temps qui vous convient..

Il est également très utile de combiner votre liste de tâches avec la vue de votre agenda pour avoir un bon aperçu de vos activités quotidiennes. Ouvrez simplement le calendrier, dirigez-vous vers le ruban Afficher et utilisez le bouton Liste des tâches quotidiennes pour le placer où bon vous semble..

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9. Rapport de situation

La barre d'état en bas de l'écran peut être modifiée pour montrer exactement ce que vous voulez voir. Si vous n'utilisez jamais le contrôle de zoom, par exemple, vous pouvez le supprimer complètement. Vous pouvez également consulter votre quota de courrier électronique restant si vous utilisez un compte avec un espace limité. Faites un clic droit dessus pour afficher le menu de personnalisation, et désactivez ou activez les informations dont vous avez besoin..

Il en va de même pour la barre d’outils de lancement rapide tout en haut de l’écran. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Personnaliser la barre d’outils de lancement rapide pour définir les icônes à afficher. Vous pouvez même créer vos propres menus du ruban en cliquant sur Fichier. > Options> Personnaliser le ruban.

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10. Bannir winmail.dat

Voici un cas étrange qui dure depuis des années et, d'une manière ou d'une autre, inexplicablement, il en est toujours à l'époque d'Outlook 2016. Vous envoyez un courrier et certains destinataires se plaignent d'avoir une pièce jointe mystérieuse - winmail.dat - qu'ils ne peuvent pas ouvrir. ou faire quelque chose avec. Pourquoi l'obtiennent-ils? Parce que vous envoyez du courrier au format RTF, c'est la façon dont Windows regroupe toutes les polices et pièces jointes que vous avez incluses..

Pour arrêter cela, utilisez du texte brut ou HTML pour envoyer vos messages. Allez dans Fichier> Options> Courrier, faites défiler jusqu'à Format de message et assurez-vous que Outlook est configuré pour convertir les messages RTF au format HTML afin d'éviter que cela ne se reproduise..

  • Si vous utilisez un ordinateur Apple, consultez nos conseils sur Outlook pour Mac 2016
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