introduction

Beaucoup d’entre nous passons une grande partie de notre temps à nous cogner la tête contre Excel. Malheureusement, nous ne pouvons pas vous aider à aligner ces chiffres dans l'application de tableur d'Office 2016 - celle qui vous concerne - mais nous pouvons vous montrer quelques éléments qui vous faciliteront la vie..

Nous examinons des astuces que vous pouvez utiliser à l'intérieur et à l'extérieur des cellules pour améliorer l'interface d'Excel tout en rendant vos calculs plus puissants et plus polyvalents. Vous pourrez accélérer la saisie des données, modifier les valeurs dans toute la feuille de travail et bien plus encore..

Ces conseils s'adressent aux utilisateurs d'Excel 2016. Nous avons utilisé Windows pour les extraire, mais ils doivent tous fonctionner sur les versions d'Excel à partir de 2010 et, avec les substitutions de raccourcis appropriées, feront également l'affaire sur Mac..

  • Consultez également nos meilleurs conseils Word 2016, ainsi que nos conseils PowerPoint 2016 et Outlook 2016
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1. Données automatiques

Si vous préparez une feuille de calcul mais que vous ne savez pas encore ce que vous y ferez, vous pouvez renseigner ses champs avec des échantillons de données aléatoires avant de vous assurer que toutes vos formules fonctionnent correctement. Cliquez dans la cellule en haut à gauche de la zone que vous souhaitez remplir et entrez la formule = RANDBETWEEN (50,100) pour générer un nombre compris entre 50 et 100. Modifiez les valeurs en fonction du type de données avec lequel vous travaillerez..

Maintenant, faites simplement glisser la poignée de recopie de la cellule sur la zone que vous souhaitez remplir avec des données. Un nouveau nombre aléatoire sera généré pour chaque cellule..

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2. Pas de formule tâtonner

Écrire vos propres formules peut être une tâche ardue, mais les versions modernes d'Excel facilitent grandement les choses. Rendez-vous à l'onglet Formules pour trouver la bibliothèque de fonctions, une vaste collection de toutes les formules d'Excel..

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer votre formule, puis effectuez une plongée - elles sont toutes classées par catégorie, chacune comprenant une description de sa fonction si vous la survolez, ainsi qu'une interface simple dans laquelle vous pouvez saisir les valeurs à calculer..

La fonction Somme automatique, au même endroit, est un moyen rapide d’ajouter des chiffres sans taper de texte..

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3. coller

Certaines formules, comme le générateur de nombres aléatoires décrit dans notre premier conseil, auront tendance à faire en sorte que vos chiffres changent quelque peu. Si vous préférez les garder statiques, vous pouvez copier les données et, à l'aide du menu contextuel, coller uniquement les valeurs générées sans les formules. C’est aussi un bon moyen de distribuer des feuilles de calcul pour la lecture sans révéler votre travail..

Explorez le menu Collage spécial pour voir quels autres types d'opérations de collage vous pouvez effectuer: essayez d'utiliser le lien de collage pour créer rapidement des cellules liées entre les feuilles, ou de transposer pour coller une grille de données avec les colonnes et les lignes échangées..

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4. Voir les formules

Cliquer sur une feuille remplie de chiffres pour savoir comment ils sont devenus n'est pas une tâche que beaucoup souhaiteraient. C'est lent et laborieux, et facile de perdre la trace. Il est donc préférable d’utiliser le raccourci clavier [Ctrl] + [] (c’est la touche en haut à gauche de votre clavier - juste en dessous de la touche Échap.) Pour afficher toutes les formules de votre feuille au lieu de leur résultat. Appuyez à nouveau sur le raccourci pour les rétablir.

Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez que la feuille affiche le texte d'une formule plutôt que son résultat - vous créez peut-être une feuille de démonstration pour montrer comment les choses sont censées fonctionner - cliquez simplement sur la cellule dans laquelle elle se trouve et sélectionnez Formater les cellules> Texte.

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5. Mise en forme rapide

Faites glisser pour sélectionner un groupe de données et recherchez une icône apparaissant dans le coin inférieur droit de la zone de sélection. Ceci pourrait être la fonctionnalité la plus cool d'Excel: l'outil d'analyse rapide.

Il vous donne un accès instantané à de nombreuses fonctionnalités de mise en forme utiles, allant de la coloration de vos cellules en fonction de leur étendue à la mise en œuvre de graphiques sparkline, de sommes et de graphiques. Survolez chaque option pour voir un aperçu et cliquez dessus pour la verrouiller. Utilisez le même outil pour supprimer le formatage s'il devient trop volumineux - vous trouverez l'option d'effacement dans la rubrique Formatage..

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6. Définir les constantes

Si vous utilisez beaucoup Excel, il est probable que vous utilisez souvent les mêmes chiffres. Définir une constante - représenter un nombre complexe avec un mot court - peut considérablement accélérer la création de formules. Allez dans l'onglet Formules et cliquez sur Définir un nom..

Insérez le mot ou le code que vous souhaitez utiliser dans la zone supérieure ("speedlightvacuum", par exemple) et la valeur que vous souhaitez qu'il représente dans la zone inférieure (par exemple, "299792458"). Maintenant, vous pouvez simplement taper le nom de la constante à la place du numéro, pour éviter les erreurs plus tard. Si, comme c'est souvent le cas, la vitesse de la lumière dans le vide change, sautez dans le gestionnaire de noms et modifiez le nombre - cela modifiera cette valeur partout où vous l'avez utilisée dans votre classeur..

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7. Gardez les commentaires

Un bon classeur est un document que d'autres peuvent lire et utiliser sans l'aide du créateur. Présenter à quelqu'un un ensemble complexe de nombres et s'attendre à ce qu'ils obtiennent des résultats est tout simplement injuste. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule que vous souhaitez expliquer et sélectionnez Insérer un commentaire pour attacher une note à cette cellule. vous pouvez redimensionner et repositionner la zone de commentaire si nécessaire. Une cellule avec un commentaire est marquée d'un clignotement rouge dans son coin supérieur droit et le survol de la cellule affichera ce commentaire..

C'est une bonne idée d'ajouter des commentaires aux en-têtes de colonnes ou de lignes et d'utiliser les outils d'espacement pour les déplacer afin qu'ils ne se chevauchent pas. Le bouton Afficher tous les commentaires de l'onglet Révision les affichera tous en même temps..

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8. Ralentissement latéral

Une feuille de calcul remplie de formules est une belle chose, mais faire de petites modifications ou exécuter de grands ensembles de données peut avoir un impact important sur les performances de votre ordinateur dans son ensemble. Pour réduire l'impact, vous pouvez demander à Excel d'utiliser moins de votre processeur. La mise à jour des formules complexes prendra alors plus de temps, mais laissez le reste de votre processeur ouvert pour d'autres tâches..

Allez dans Fichier> Options> Avancé et faites défiler jusqu'à la section Formules. Vous pouvez soit désactiver complètement le calcul multi-thread, soit utiliser le bouton radio Manuel pour sélectionner le nombre de threads que vous souhaitez consacrer à l'exécution de vos calculs..

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9. Couper les coins

Nous avons maintenant quelques raccourcis pratiques pour vous permettre de travailler plus rapidement, en commençant par [Ctrl] + [Shift] + [$], qui convertira automatiquement une plage de nombres dans la devise par défaut. [Ctrl] + [Maj] + [#], d'autre part, convertit une plage de nombres au format de date par défaut..

Maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et appuyez sur les touches fléchées pour vous rendre à la fin de la ligne ou de la colonne en cours; maintenez [Shift] également pour sélectionner ces cellules. [Ctrl] + [Pg Up] ou [Pg Down] permet de passer d'une feuille à l'autre de votre classeur actuel. Il y en a beaucoup plus - recherchez des raccourcis dans le champ de recherche pour les trouver - mais malheureusement, il est impossible de créer vos propres raccourcis personnalisés de la même manière que Word 2016.

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10. Voir l'avenir

Excel inclut désormais des outils de prévision qui analyseront les données historiques et prévoiront les tendances futures en fonction de celles-ci. Vous devez commencer par une colonne clé triée avec des index ou des dates consécutifs pour que l'outil sache dans quel ordre se trouvent vos données. Sélectionnez ensuite toutes les données pertinentes et allez dans Données> Feuille de prévision. Cliquez sur Créer ou développez le menu Options pour modifier le résultat..

Vous recevrez un graphique linéaire avec la projection moyenne d'Excel et ses réflexions sur les limites supérieures ou inférieures potentielles des chiffres futurs. Nous ne le prendrions pas comme un évangile, mais c'est un outil utile pour potentiellement extrapoler des informations à partir de chiffres autrement déroutants..

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