Comment être génial au courrier électronique

Qu'on le veuille ou non, le courrier électronique est à la base de nombreuses de nos communications en ligne, car il fournit un canal fiable, indépendant des services fournis ou non. Alors, comment tirer le meilleur parti de votre email?

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Obtenez ce que vous voulez de l'email

Contrairement aux bavardages sur les réseaux sociaux, aux SMS ou même aux appels téléphoniques, un courrier électronique a un niveau de permanence et, dans de nombreux cas, une attitude sérieuse que d'autres médias de communication en ligne peuvent avoir du mal à transmettre..

En tant que tel, avant de commencer à taper, réfléchissez à ce que vous voulez extraire du courrier électronique. S'il ne s'agit que d'une plaisanterie transférée, cela ne vaut probablement pas la peine d'être envoyé, mais si vous essayez d'obtenir des informations ou des actions de la part d'un tiers, expliquez-le aussi clairement que possible le plus rapidement possible. Les courriels qui prévarisent sont ceux qui sont rapidement oubliés, surtout si c'est la première fois que vous contactez quelqu'un..

(Crédit image: Photo par Terry Presley / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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Lignes d'objet

Pensez à la ligne d'objet de votre courrier électronique en tant que présentation publicitaire. Les annonces sont généralement courtes et succinctes, car elles ne disposent pas de beaucoup de temps pour attirer votre attention. Il en va de même pour tous les courriels que vous envoyez. Tous les courriels ne seront pas lus intégralement, mais toute personne ayant un courriel analysera au moins régulièrement les lignes d'objet de leur boîte de réception..

Votre brièveté dans les lignes d'objet est votre ami, et c'est un principe qui vaut la peine d'être appliqué à vos e-mails en général. Faites en sorte que votre sujet soit court et percutant et qu'il se démarque, mais résistez à l'envie de tout mettre en majuscule ou avec beaucoup de ponctuation inutile ou quoi que ce soit qui puisse vous gêner ou vous gêner s'il est transmis..

(Crédit image: Photo by Cambodia4kids.org/Flickr/CC BY-SA 2.0)

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Quand envoyer

Il n'y a pas de règle absolue absolue sur le "meilleur" moment pour envoyer des courriels, car cela dépend à la fois du contenu et de la relation entre l'expéditeur et le destinataire..

Dans un environnement de travail, la plupart des gens consultent leur boîte de réception assez tôt dans la journée de travail. Il est donc préférable de traiter les petits éléments facilement exploitables, mais vous devez peser cela dans le fait qu’ils travailleront potentiellement avec des centaines de d'autres emails en même temps.

Si vous avez un texte plus long et plus lourd à envoyer, certaines preuves suggèrent qu'ils seront probablement traités plus tard dans l'après-midi lorsque les gens se reposeront au travail, bien que cela ne soit pas le cas les week-ends, où les taux de collecte de courriels professionnels ont tendance chuter de manière marquée, même dans le monde toujours connecté d'un smartphone.

(Crédit d'image: Photo par Alan Cleaver / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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Quoi mettre dans votre email

Toutes nos félicitations! Votre ligne d'objet a fonctionné, et maintenant votre destinataire regarde votre email lui-même. Là encore, garder les choses simples et succinctes est votre meilleur moyen d’obtenir ce que vous voulez de votre courrier électronique..

Si vous posez une question ou demandez une action, mettez-la au centre de votre courrier électronique, car il existe toujours un risque que votre destinataire écrase simplement son courrier ou soit distrait pendant sa lecture. En énonçant clairement que votre cas entraînera le plus souvent une action de la part du destinataire, alors que le blâmonnage les perdra rapidement. N'oubliez pas qu'il y a probablement une centaine de courriels ou plus à consulter avec le vôtre..

Même si les connexions à large bande se sont nettement améliorées ces dernières années, il est toujours judicieux de limiter le nombre de pièces jointes que vous envoyez par courrier électronique. Certaines configurations de la boîte de réception rejetteront simplement les pièces jointes dépassant une certaine taille, mais même si vous dépassez cette limite, vous n'avez aucun contrôle sur l'endroit où votre destinataire accédera à son courrier électronique..

Cela peut être sur leur connexion rapide à la maison ou au bureau, mais ils pourraient également utiliser une connexion mobile floconneuse qui leur coûterait pour chaque Ko de données et uniquement des données au goutte à goutte en raison de la saturation du réseau par les utilisateurs. En cas de doute, utilisez un service de stockage en ligne tel que Dropbox pour les pièces jointes volumineuses, afin que votre destinataire puisse accéder aux fichiers volumineux au fur et à mesure de leurs besoins. Ils apprécieront le geste et vous ferez une meilleure impression avec votre courrier électronique..

(Crédit image: Photo de Blake Burkhart / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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Envoi de champs

Tout le monde comprend à quoi sert le champ To: d'un courrier électronique, car il remplit la même fonction que les adresses que nous utilisions auparavant à l'extérieur des enveloppes physiques. Allez au-delà, cependant, et la confusion et les erreurs règnent en maître..

Tout d'abord, il y a CC, abréviation de "Carbon Copy". Il est destiné aux destinataires secondaires de courrier électronique, l’idée principale étant d’avertir un tiers supplémentaire de la nature de votre discussion. L'exemple classique ici serait si vous discutez d'un projet professionnel avec un collègue et que vous souhaitez alerter votre responsable que le projet est couvert d'une manière particulière, car il crée une piste de papier numérique et sensibilise.

Le fait est que chaque client de messagerie vous permettra de mettre plusieurs adresses de messagerie dans les champs "À:" ou "CC:". À proprement parler, le champ "À:" devrait être destiné à ceux à qui vous voulez obtenir une action directe en ce qui concerne l'objet de votre courrier électronique, mais ce n'est pas toujours traité de cette façon..

(Crédit image: Photo de RaHuL Rodriguez / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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Ne pas frapper le rappel!

Certains systèmes de messagerie offrent une fonction de "rappel", mais elle est essentiellement redondante dans la plupart des cas, car elle repose sur les deux extrémités de la chaîne de messagerie disposant du même environnement client et serveur, généralement Microsoft Exchange et Outlook..

Lorsqu'un rappel accède à un courrier électronique via un autre client, un rappel suffit: il envoie un message demandant le rappel du courrier électronique d'origine. Tout cela ne fait que souligner en lettres brillantes que vous avez commis une erreur. Il est sans doute préférable de poser un message d'excuses immédiat pour un message envoyé par erreur plutôt qu'un message généré par une machine..

Une astuce qui peut vous aider si des courriels par inadvertance vous inquiètent est de définir une règle dans votre client de messagerie de choix qui retarde l’envoi d’un courriel donné pendant une minute ou deux après avoir appuyé sur le bouton "Envoyer". Cela vous laisse un peu de temps pour examiner le message, le relire et l'annuler avant qu'il ne quitte votre boîte d'envoi..

La seule exception est toutefois Gmail, qui a officiellement introduit une nouvelle fonctionnalité "Annuler l'envoi" sur son interface Web..

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Quand et comment répondre

Il existe toutefois un problème secondaire plus important lié au CC. Il se pose lorsque vous devez envoyer un grand groupe ou que vous attendez des réponses. Le fait de placer une adresse électronique dans le champ À: ou CC: les expose à toutes les personnes qui reçoivent l'e-mail, ainsi que dans la ligne directe de chaque réponse utilisant "Répondre à tous"..

Si une longue conversation par e-mail éclate entre deux personnes sur le champ CC: et que l'une d'elles utilise "Répondre à tous" de manière persistante, vous êtes rapidement submergé par des dizaines d'e-mails sans pertinence pour vous, ainsi qu'un nombre croissant de destinataires agacés. C'est la violation la plus courante de la simple étiquette de courrier électronique, mais heureusement, la solution est assez simple..

Alors, quand devriez-vous utiliser la fonction Répondre à tous? Lorsque vous êtes certain que votre réponse doit être vue et / ou traitée par tout le monde dans les champs À: et CC:. Si ce n'est pas le cas, utilisez uniquement une réponse à l'expéditeur d'origine ou supprimez ceux dont la saisie ou la connaissance de votre réponse n'est pas nécessaire..

(Crédit image: Photo AJCI / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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Le pouvoir de BCC

Le champ BCC: (pour Blind Carbon Copy) vous permet d’ajouter les adresses que vous souhaitez insérer dans un courrier électronique particulier de la même manière que vous pourriez ajouter à un champ À: ou CC:. Il y a cependant une différence essentielle, car BCC: conserve la liste de ceux du champ BCC: complètement invisible, sauf pour l'expéditeur..

Même ceux du champ À: ne voient pas les destinataires BCC:. Cela permet une boucle de communication très simple qui bloque ceux qui ne voudront peut-être pas ou n’auront pas besoin d’emails de suivi si vous mettez simplement votre propre adresse email dans le champ À: et tous les autres destinataires dans le champ BCC:.

Chaque destinataire recevra simplement votre courrier électronique. Vous recevrez d'abord une copie de confirmation pour vous assurer qu'il n'est pas perdu dans les couloirs sinueux d'Internet, et vous ne dévoilez pas l'adresse électronique de quelqu'un d'autre en même temps..

(Crédit image: Photo de Stuart Richards / Flickr / CC BY-SA 2.0)

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